Le REGLEMENT

Règlement revu en 2022

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Article I Les Réunions

Les événements principaux du calendrier de l'Association sont le Congrès annuel, l'Assemblée générale et les réunions du Conseil d'administration. Une réunion supplémentaire du Conseil d'administration a lieu généralement au début de l'année budgétaire, soit à Paris ou ailleurs, voir Statuts Article 6.5. L'Assemblée générale a lieu au même moment et au même endroit que le Congrès annuel ; elle est préparée lors de la réunion du Conseil d'administration, qui se tient immédiatement avant, voir Articles II, III et X, ci-dessous et Statuts Articles 5-6 et 16. Les propositions pour le lieu et la date du Congrès annuel et de l'Assemblée générale sont soumises au Secrétaire général, en première instance et ensuite par le Secrétaire général au Conseil d'administration, pour évaluation, voir Article III.6, ci-dessous. Ensuite ils sont soumis par le Secrétaire général à l'Assemblée générale, avec les recommandations du Conseil d'administration, pour qu'une décision finale soit prise, mais voir Statuts Article 5.7-8 à propos des Assemblées générales extraordinaires.

Article II L'Assemblée générale

II.1 Les Membres, les Membres d'honneur internationaux et les Membres d'honneur nationaux qui ne sont pas à jour dans le paiement de leur cotisation peuvent assister à l'Assemblée générale, mais ne peuvent pas voter, voir Statuts Articles 5.2-3, 5.5 et 15.1-2.

II.2 L'Assemblée générale est présidée par le Président de l’AICA ou, en son absence, par le Secrétaire général ou par un des Vice-présidents désignés par le Conseil d'administration, voir Statuts Article 8.3. Les réunions sont organisées par le Secrétaire général. En cas d'urgence, le Bureau a le droit de prendre des décisions au nom de l'Assemblée générale entre les réunions du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale, mais doit, dans tous les cas, rendre compte de ses actions à la prochaine réunion du Conseil d'administration et/ou de l'Assemblée générale.

II.3 La ou les langue(s) de la Section qui accueille les réunions peu(ven)t être utilisée(s) en plus des trois langues officielles de l’AICA, l'anglais, le français et l'espagnol, voir Article III.5, ci-dessous et Statuts Articles 4.7 et 19.4- 5.

II.4 Toutes propositions de changements ou d'ajouts à l'ordre du jour proposé doivent être soumises, par écrit, au Secrétaire général, pas moins de deux semaines avant les réunions, voir Statuts Article 5.10. Les décisions prises à propos d'un point qui n'était pas inclus dans l'ordre du jour ne doivent être prises que dans des circonstances exceptionnelles, selon l'appréciation du Président, et avec le soutien des autres membres du Bureau.

II.5 Tout projet de résolution, de motion ou d'amendement doit être remis au Secrétaire général le jour précédent celui où les réunions auront lieu. Le Président se réserve le droit d'y déroger, avec le soutien d'autres membres du Bureau, mais ne le fera que dans des circonstances exceptionnelles.

II.6 L'Assemblée générale élit, premièrement les Vice-Présidents, puis les Membres internationaux du Conseil d'administration et nomme les Présidents des Comités afin de maximiser les chances d’avoir un Conseil d'administration composé de membres d'une grande diversité de pays et de régions géographiques, voir Articles IV et XIV, ci-dessous.

II.7 Le vote par procuration n'est pas autorisé lors de l'Assemblée générale.

II.8 Il n'y a pas de règles de quorum pour l'Assemblée générale.

Article III Le Congrès

III.1 L’AICA organise, avec l'aide des Sections nationales, un Congrès annuel, dont le but est l'étude de problématiques professionnelles, esthétiques et autres questions actuelles dans le champ de la critique d'art dans un contexte historique, social et politique élargi, voir Statuts Article 16. Le Comité du Congrès de l’AICA travaille avec les Sections accueillantes qui sont encouragées à faire participer des intervenants à la renommée établie pour leurs travaux dans un champ d'expertise adapté. L’AICA encourage aussi les Sections accueillantes à inviter les personnalités influentes et les professionnels de l’art de la ville, ou de la région à venir aux réunions d'ouverture et de clôture du Congrès et aux autres événements parallèles organisés, voir Article XIV.4, ci-dessous.

III.2 L’AICA encourage la Section accueillante à diffuser l'information sur le Congrès dans les médias locaux, nationaux et internationaux et à inviter les artistes, les professionnels du monde de l'art et les étudiants locaux à assister aux conférences, tables rondes et autres activités connexes. La Section accueillante peut fixer un barème de tarifications pour les non-membres qui souhaitent assister à la totalité, ou à une partie du programme.

III.3 Les Sections accueillantes sont responsables de toute l'organisation sur place pour le Congrès et les réunions de l'Assemblée générale, du Conseil d'administration, des Comités et du Groupe de conseil du Président, le cas échéant, et de tous les coûts de l'opération. Les Sections peuvent percevoir des aides selon les besoins. Les Sections nationales qui organisent le Congrès doivent payer leur cotisation annuelle à l’AICA International, comme d'habitude.

III.4 Les Sections accueillantes ont la responsabilité de chercher les aides et les subventions dont elles ont besoin pour l'organisation des réunions. Le Bureau de l’AICA assume uniquement la responsabilité des dépenses à Paris qui résultent de l'organisation de l'Assemblée générale, des réunions du Conseil d'administration, des Comités et du Groupe de conseil du Président, le cas échéant. Voir Annexe 1, paragraphes 1.1 et 6.4, ci-dessous.

III.5 Les Sections accueillantes sont responsables des points suivants :

- les espaces et les dispositifs technologiques pour le Bureau, les Comités et les réunions

- les services administratifs, interprètes, les transports locaux entre les lieux de rendez-vous si nécessaire

- l'hébergement : faire des réservations pour le Bureau et les intervenants et négocier des tarifs préférentiels dans la mesure du possible pour les délégués

- les réceptions, visites de musées, excursions, etc.

- fournir à l'avance aux délégués des liens à télécharger détaillant les interventions du Congrès en anglais et, si souhaité, dans d'autres langues disponibles

- fournir en avance aux délégués des résumés imprimés des interventions du Congrès en anglais et, si souhaité, dans d'autres langues disponibles

- fournir au début du Congrès aux délégués une liste des délégués, incluant les contacts et envoyer une liste mise à jour après le Congrès

- fournir un accès internet aux délégués à toutes les réunions du Congrès

- traduction simultanée, si souhaitée, des comptes rendus du Congrès, dans les langues officielles de l’AICA, anglais, français et espagnol et dans la(les) langue(s) des Sections accueillantes, voir Statuts Article 4.7

- l'édition et l'impression d'une publication sur le programme du Congrès, en consultation avec le Comité Publications et Langues, dans l'année qui suit le Congrès, avec des liens créés vers tout autre référence disponible en ligne - l'invitation du Secrétaire général de l'UNESCO 4-6 mois avant l'ouverture du Congrès. Invitation à envoyer par le biais du Président ou du Secrétaire général de l’AICA

- l'invitation, les frais de voyage et d'hébergement de 3 membres du Bureau – le Président, le Secrétaire général ou le Secrétaire général adjoint et le Trésorier, ou le Trésorier adjoint – en plus de l’Assistant administratif.

- La Section accueillante ou autre(s) Section(s) organisant les visites du Pré- ou du Post-Congrès de la même manière sont responsables de l'invitation, les frais de voyage et d'hébergement de 3 membres du Bureau et de l’Assistant administratif.

III.6 Les Sections accueillantes doivent travailler avec le Comité Congrès de l’AICA qui doit inclure des membres issus des Sections accueillantes, afin de convenir de thème, de la sélection des intervenants et du programme du Congrès, voir Article XIV.3-4, ci-dessous. Une première trame, propice aux demandes de subventions, doit être soumise au Conseil d'administration, à travers le Secrétaire général, au moment de l'Assemblée générale de l'année précédente. Ce pré-programme doit inclure le thème proposé, les dates, les localisations et le budget du Congrès, avec une indication des intervenants principaux et un calendrier pour l'appel à contributions. Le budget proposé doit indiquer comment la Section accueillante prévoit de couvrir des dépenses. Les Sections accueillantes doivent alors soumettre le programme final au Secrétaire général, pour l'approbation du Bureau et du Conseil d'administration durant la réunion annuelle du Conseil d'administration en février/mars. Un calendrier différent doit être établi avec le Bureau, bien à l'avance, si le Congrès se tient durant les six premiers mois d'une année civile, voir Article I, ci- dessus.

III.7 Le Secrétaire général fournit aux Sections accueillantes un guide pratique de l'organisation d'un Congrès de l’AICA, également disponible sur le site internet (http://aicainternational.org/en/guide-to-theorganisation-of-the-congresses) et toute autre information qui pourrait être utile pour les organisateurs locaux, y compris l'accès à l'information sur la base de données de l'Association.

III.8 Le Bureau de l’AICA ou les Sections accueillantes envoient par e-mail des informations à jour du Congrès à tous les membres, ainsi que le programme complet et les informations annexes quand elles sont disponibles. Toute information sur le Congrès doit être publiée sur le site internet dès que possible. Un nouveau rappel avec toutes les informations sur le Congrès doit être envoyé à tous les Membres individuels à une date proche du Congrès.

III.9 Aucun intervenant invité ou membre ne peut être exclu de participer au programme sur la base de ses opinions politiques, de ses origines ethniques ou de ses convictions personnelles, ou empêché de prendre part, dans le temps imparti, à une discussion pleine et ouverte sur les questions à l'ordre du jour du Congrès. Les questions de langue, de nationalité, de genre ou d'orientation sexuelle ne peuvent être la cause d'exclusion d'individus qui souhaitent participer en tant qu'intervenant ou en tant que membre. Les Sections accueillantes se doivent d'assurer qu'un lobbying des membres par des parties politiques ou des individus ou des groupes représentant des intérêts sectaires n'interviennent pas durant, ou interfèrent avec, le programme du Congrès.

Article IV Comité Vote et Adhésion

IV.1 Le Comité Vote et Adhésion est nommé par l'Assemblée générale, sur la base des recommandations du Conseil d'administration, pour une période de trois ans, renouvelable une fois uniquement avec ou sans interruption. Le mandat du Président et des membres du Comité Vote et Adhésion est de trois ans pour chaque poste, soit en tant que Président, ou en tant que membre, renouvelable une fois uniquement, voir Articles VI.1, ci-dessous. Tous les membres du Conseil d'administration, avec ou sans droit de vote, sont éligibles pour œuvrer au sein du Comité Vote et Adhésion et peuvent proposer leur propre candidature au Secrétaire général, en premier lieu. Un membre qui quitte le Conseil d'administration peut encore œuvrer dans le Comité Vote et Adhésion jusqu'à la fin de son mandat de trois ans, mais dans ce cas le mandat n'est pas renouvelable.

IV.2 Le Comité Vote et Adhésion comprend un minimum de six membres et représente dans les grandes lignes les différentes régions géographiques identifiées par l'Assemblée générale. Il inclut au moins un locuteur natif de chacune des trois langues officielles de l'Association. S'il n'y a pas assez de membres du Comité Vote et Adhésion présents à la réunion, le Comité et le Conseil d'administration peuvent nommer des membres du Conseil d'administration pour rejoindre le Comité ad hoc.

IV.3 Le Comité Vote et Adhésion fait des recommandations au Conseil d'administration et à l'Assemblée générale sur tous les sujets techniques ou légaux en lien avec les adhésions des Sections nationales, ou de l'Open Section et des Membres individuels, voir Statuts Articles 2, 4.5- 6, 5.4-5, 5.6r, 5.6t, 6.4k et 6.4l.

IV.4 Le Comité Vote et Adhésion conseille le Conseil d'administration, par écrit, sur l'éligibilité de Sections nationales à devenir membre de l'Association, voir Article VIII.1, ci-dessous et Statuts Article 5.6t.

IV.5 Le Comité Vote et Adhésion conseille le Conseil d'administration et l'Assemblée générale sur tous les sujets en lien à l'interprétation et la révision des Statuts et du Règlement de l'Association. Ponctuellement, ce Comité devra également contrôler les Statuts et le Règlement, voir Statuts Articles 18.1 et 19.

IV.6 Les Statuts et les Règlements optionnels des Sections Nationales et de l'Open Section, et tous changements de ces documents, doivent être approuvés par l'Assemblée générale, sur recommandation du Comité Vote et Adhésion. Le Comité peut contrôler ces Statuts et Règlements optionnels, pour s'assurer qu'ils ne sont pas en conflit avec les Statuts et le Règlement de l’AICA International, et que les exigences, telles que les conditions standards d'éligibilité pour devenir membre et le renouvellement du Conseil d'administration national, ont été observées, voir Article VIII, ci-dessous.

IV.7 Lors de l'Assemblée générale, le Président du Comité Vote et Adhésion rend disponible à la consultation une liste de tous les nouveaux membres acceptés et de tous les candidats dont les candidatures ont été refusé. Les noms sur cette liste doivent être présentés soit en bloc ou énoncés individuellement, pour qu'ils soient adoptés à la majorité. L'approbation de l'Assemblée ne peut pas être revue, à part pour des raisons légales ou procédurales, voir Article IV.8, ci-dessous et Statuts Article 2.

IV.8 Le Comité Vote et Adhésion présente un rapport soigneusement argumenté, pour accompagner toute recommandation de refus de candidature d'un individu souhaitant devenir membre. Dans les cas où des bases légales ou procédurales sont mises en cause, l'Assemblée générale peut exercer sa souveraineté pour remettre en question ou s’opposer aux recommandations du Comité Vote et Adhésion.

IV.9 Le Comité Vote et Adhésion a la responsabilité du décompte et de la validité de tous les votes à main levée et de tous les votes, avec enveloppes éventuelles à bulletin secret à l'Assemblée générale et aux réunions du Conseil d'administration, voir Article VII.2, ci-dessous et Statuts Article 5.3.

IV.10 Les membres du Comité Vote et Adhésion doivent présenter un rapport écrit sur le déroulement du vote. Ce rapport, et toutes les formes de vote qui ont été utilisées, sont disponibles à la consultation par les membres du Comité, en cas de plainte à propos des procédures électorales ou une demande de nouveau décompte des votes exprimés, voir Article V.10, ci-dessous. Les rapports du Comité Vote et Adhésion sur les élections et sur l'approbation ou le rejet des candidatures doivent être joints au procès-verbal de l'Assemblée générale.

Article V L'Élection du Président

V.1 Le Secrétaire général doit informer tous les Présidents des Sections nationales et tous les membres du Conseil d'administration à propos de l'appel à candidatures pour la présidence au plus tard quatre mois avant l'Assemblée générale à laquelle les élections se tiendront. La même information sera publiée dans la rubrique réservée aux membres sur le site internet de l’AICA. Les candidatures pour la présidence de l'Association, y inclues les candidatures provenant des membres de l'Open Section, doivent être soumises au Secrétaire général par le président de l'une des Sections nationales, avec copies pour le Comité Vote et Adhésion et le Bureau de l’AICA au plus tard trois mois avant l'Assemblée générale, voir Statuts Article 8.1. Un Président souhaitant présenter sa candidature pour un deuxième mandat doit également communiquer sa décision au Secrétaire général, avec copies pour le Président du Comité Vote et Adhésion et le Bureau de l’AICA Office à la même date. Toutes les candidatures doivent recevoir un accusé de réception.

V.2 Le Secrétaire général doit communiquer les noms, CV et programmes de chaque candidat aux présidents des Sections et aux membres individuels de l’AICA qui ont accès à l'email, accompagné des instructions pour le vote, dans un seul email au plus tard deux mois avant l'Assemblée générale. Parallèlement, la même information doit être publiée dans la rubrique réservée aux membres sur le site internet de l’AICA. S'il n'y a pas de candidature pour la présidence trois mois avant l'Assemblée générale, le Secrétaire général doit informer tous les présidents des Sections nationales et tous les membres du Conseil d'administration à propos d'un deuxième appel à candidatures pour la présidence de l'Association, incluant les candidatures venant de l'Open Section, qui doivent être soumises au Secrétaire général par le président de l'une des Sections nationales, avec copies au Président du Comité Vote et Adhésion et du Bureau de l’AICA au plus tard deux mois avant l'Assemblée générale. La même information doit être postée sur la section réservée aux membres sur le site internet de l’AICA.

V.3 Le Secrétaire général communique les noms, CV et programmes de chaque candidat aux présidents des Sections et à tous les membres individuels de l’AICA avec accès à un email, accompagné des instructions de vote, dans un seul email au plus tard 45 jours avant l'Assemblée générale. Parallèlement, la même information doit être publiée dans la rubrique réservée aux membres sur le site internet de l’AICA, en même temps. Si aucun candidat n'est disponible de la sorte, l'élection présidentielle doit être repoussée à une prochaine Assemblée générale ou à une Assemblée générale extraordinaire organisée spécialement. Toute information, y compris les instructions et les programmes des candidats et les CV, doit être produite dans les trois langues officielles, anglais, français et espagnol, voir Statuts Article 4.7.

V.4 Les votes par correspondance ne sont admissibles que pour l'élection du Président, pour les propositions liées au transfert du siège de l’AICA dans une autre ville, ou pour dissoudre l'Association, voir Statuts Article 4.8-9.

V.5 Chaque électeur doit remplir trois bulletins de vote avec une seule marque : « oui, non ou abstention » et les placer dans des enveloppes séparées scellées et numérotées « 1, 2 et 3 » afin d'indiquer quand elles doivent être ouvertes. Aucun autre signe d'identification doit être visible sur les enveloppes. Le cas contraire donnerait lieu à l'invalidité du vote. Les trois enveloppes, contenant un bulletin de vote chacune, doivent être insérées dans une autre enveloppe, sur laquelle le nom de l'électeur et la Section nationale ou l'Open Section sont inscrits. Si cette information est aussi présentée sur une autre liste, ou se trouve être manquante, le vote doit être déclaré invalide.

V.6 Dans le cas où il n'y a que trois candidats, la même procédure doit être suivie et chaque électeur doit compléter deux bulletins de vote. S'il n'y a qu'un ou deux candidats, seulement un bulletin de vote doit être complété et placé dans une enveloppe scellée et non numérotée, qui est placée dans une autre enveloppe avec le nom de l'électeur et son affiliation à une Section nationale ou à l'Open Section.

V.7 Chaque électeur envoie son vote, soit au président de la Section nationale ou, pour les membres de l'Open Section, au Secrétaire général. Les votes électroniques ou par voie postale ne sont pas acceptés. Les membres individuels peuvent envoyer leur vote par courrier recommandé au Bureau de l’AICA pour qu'il arrive au moins une semaine avant l'ouverture du Congrès. Les membres qui se sont acquittés de leur cotisation présents à l'Assemblée générale peuvent déposer leurs bulletins directement dans l'urne ou les donner au Secrétaire général ou au Président du Comité Vote et Adhésion s'ils doivent partir en avance. Ces bulletins prendront la place de tout vote envoyé par correspondance auparavant.

V.8 Les Présidents des Sections nationales déposent ces votes auprès du Secrétaire général, soit par lettre recommandée ou en personne au début du Congrès. Le Secrétaire général donne ces votes et les votes reçus de l'Open Section au Président du Comité Vote et Adhésion, qui a la responsabilité d'en vérifier la validité, y compris de vérifier que les membres qui ont voté sont bien à jour de leur cotisation.

V.9 Lorsque l'enveloppe extérieure est retirée pour ôter la possibilité d'identification de l'électeur, les enveloppes contenant les bulletins sont ouvertes dans l'ordre pour chaque tour du vote. Tous les bulletins sont conservés en archive. Au premier tour, tout candidat recevant une majorité absolue de suffrages, y inclus les « non » et « abstentions », sera automatiquement élu. Les votes invalides ne sont pas inclus dans le décompte mais seront incorporés dans le rapport sur les élections. Si aucun candidat n'émerge à ce stade, les trois candidats ayant reçus le plus grand nombre de votes passeront au deuxième tour. Tout candidat recevant une majorité absolue de suffrages sera également automatiquement élu. Si aucun candidat n'émerge à ce stade, les deux candidats remportant le plus grand nombre de votes passeront au troisième tour. Le candidat recevant le plus grand nombre de votes sera élu Président de l'Association. Les bulletins pour les candidats déjà éliminés seront traités comme étant blancs à chaque tour et ne seront pas pris en compte pour évaluer le nombre de suffrages. S'il y a égalité des voix entre les candidats, le candidat ayant obtenu le vote de la plupart des Sections est l'élu. Si ce suffrage donne également lieu à l'égalité des candidats, un tirage au sort doit être fait pour établir l'élu.

V.10 Toutes les enveloppes et les bulletins, y compris ceux qui sont invalides, doivent être archivés, avec le rapport sur le déroulement du vote élaboré par le Comité Vote et Adhésion, par le Bureau de l’AICA Office pour une durée minimum de 2 ans après l'Assemblée générale. Ils peuvent être mis à disposition des membres du Comité Vote et Adhésion, sur demande, voir Article IV.10, ci-dessus.

V.11 Les Présidents sortants peuvent être élus Présidents d'honneur à l'Assemblée générale, selon l'approbation aux deux tiers de la majorité en scrutin secret. Les nominations pour l'élection au poste de Président d'honneur doivent être proposées et soutenues par deux membres du Conseil d'administration, avec ou sans droit de vote, voir Statuts Article 3.1.

V.12 Le poste de Président d'honneur, sans droit de vote, est une nomination à vie. Les tenants de ce titre reçoivent une carte de l’AICA et l'autocollant annuel, à titre gracieux, de la part du Bureau de l’AICA et les coûts sont enregistrés sur les comptes de l'Association, voir Statuts Article 3.6.

Article VI Le Bureau et le Conseil d'administration

VI.1 Les élections du Président, du Secrétaire général et du Trésorier et la nomination de leur adjoints éventuels a lieu durant l'Assemblée générale annuelle concernée. Le mandat de trois ans du nouveau Président commence au moment de son élection par l'Assemblée et dure jusqu'aux prochaines élections à l'Assemblée, trois ans plus tard, sans tenir compte des dates de l'Assemblée qui peut être en première ou deuxième partie de l'année, voir Statuts Article 8.8. Le mandat de quatre ans du Secrétaire général et du Trésorier et de leurs adjoints éventuels débute au premier janvier de l'année qui suit leur élection et dure une période complète de quatre années civiles, voir Statuts Articles 9.3-4 et 10.3-4. Les mandats de trois ans des Vice-Présidents et des Secrétaires régionaux, le cas échéant, commencent au moment de leur élection par l'Assemblée générale et dure jusqu'aux nouvelles élections à l'Assemblée, trois ans plus tard, sans tenir compte des dates de l'Assemblée qui peut être en première ou deuxième partie de l'année, voir Statuts Article 11.1. Le mandat des Présidents de Comités est habituellement de trois ans, renouvelable une fois uniquement avec ou sans interruption et commence au moment de leur nomination par l'Assemblée générale et dure jusqu'aux nouvelles nominations à l'Assemblée, trois années plus tard, sans tenir compte des dates de l'Assemblée qui peut être en première ou deuxième partie de l'année, voir Articles IV.1, ci- dessus, XIV.3, ci-dessous et l'exception XIV.4, ci-dessous et Statuts Article 14.1. Le mandat d'un an des membres du Conseil d'administration international commence au moment de leur élection par l'Assemblée générale et dure jusqu'aux nouvelles élections à l'Assemblée un an plus tard, sans tenir compte des dates de l'Assemblée qui peut être en première ou deuxième partie de l'année, voir Statuts Article 12.

VI.2 Si un Secrétaire général ou un Trésorier démissionnent avant la fin de leur mandat, leur adjoint respectif les remplace pour le reste de la période, à moins que le Conseil d'administration ou l'Assemblée générale ne décident de tenir des élections à la prochaine Assemblée générale. Si le Secrétaire général ou le Trésorier démissionnent prématurément et qu'aucun adjoint n'est nommé, le Conseil d'administration peut nommer un Secrétaire général suppléant par intérim ou un Trésorier suppléant par intérim jusqu'aux prochaines élections. Entre les réunions du Conseil d'administration, le Conseil de direction a le droit de nommer un Secrétaire général suppléant par intérim ou un Trésorier suppléant par intérim, après avoir reçu le soutien par écrit de la majorité des membres du Groupe de conseil du Président, voir Statuts Article 8.7, le cas échéant, en réponse à un scrutin par email, ou, à défaut, après avoir reçu le soutien par écrit de la majorité des Vice-Présidents, en réponse à un scrutin par email. Le mandat du Secrétaire général suppléant ou du Trésorier suppléant nommé de cette manière dure jusqu'au prochain rendez-vous du Conseil d'administration et est renouvelable jusqu'aux élections à la prochaine Assemblée générale.

Article VII Les Procès-verbaux

VII.1 Le Président et le Secrétaire général ont la responsabilité d'assurer que des comptes rendus exacts soient conservés à propos de chaque réunion de l'Assemblée générale, du Conseil d'administration et de tous les Comités. Tous les procès-verbaux sont publiés dans la rubrique réservée aux membres sur le site internet de l’AICA, dès que possible, avec une indication claire du statut préliminaire ou finale, approuvée par l'Assemblée générale, par le Conseil d'administration ou par les Comités concernés, voir Statuts Articles 5.6a et 6.4a.

VII.2 Les procès-verbaux du Conseil d'administration, de l'Assemblée générale et de tous les Comités doivent être votés, et approuvés, à la prochaine réunion concernée, voir Article XIV.6, ci- dessous et Statuts Articles 5.6a et 6.4a. Au début de chaque réunion de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration deux membres du Conseil d'administration sont nommés Présidents du Comité Vote et Adhésion pour procéder au décompte des votes à main levée, voir Article IV.9, ci- dessus.

Article VIII Les Sections nationales

VIII.1 Les Sections nationales doivent avoir leurs propres Statuts nationaux et éventuellement un Règlement, qui se conforme de manière la plus proche possible des versions courantes des Statuts et du Règlement de l’AICA International. Le Comité Vote et Adhésion doit les approuver, pour approbation ultérieure par l'Assemblée générale. Tout changement ultérieur doit immédiatement être communiqué au Comité Vote et Adhésion et, ultérieurement, à l'Assemblée générale, pour approbation, voir Article IV.3-6, ci-dessus et Statuts Articles 5.6t et 6.4l.

VIII.2 Les Sections nationales doivent :

a) établir un Conseil d'administration, de membres courants de la Section consistant a minima, d'un Président, d'un Secrétaire et d'un Trésorier, dont les rôles correspondent dans les grandes lignes à ceux du Bureau international. Les fonctions du Trésorier peuvent, si besoin, être combinées à celles du Secrétaire ou du Président.

b) se rencontrer au moins une fois par an et rendre compte de toutes les décisions et discussions.

c) informer le Secrétaire général régulièrement de leurs activités et lui envoyer une liste annuelle des nouveaux membres, présentés par le président, accompagnée des formulaires biographiques de l’AICA International dûment complétés de chaque nouveau membre. Les Sections doivent maintenir à jour les données de leurs membres, leurs adresses email et autres informations, pour permettre au Bureau de l’AICA de garder leur base de données à jour.

d) assurer le paiement rapide au Bureau de l’AICA des frais d'adhésion des membres, en accord avec les instructions courantes du Trésorier à propos des paiements à l'Association sur un compte en euro ou en dollar US. Les paiements doivent être net de tous frais bancaires et de commissions, voir Annexe 1, paragraphe 3.9, ci-dessous.

e) soumettre une liste de tous les membres avec leurs contacts, indiquant qui a bien cotisé, au Secrétaire général et au Trésorier un mois avant l'Assemblée générale, voir Article VIII.4-5, ci- dessous.

f) soumettre au Secrétaire général un rapport annuel des activités de la Section, incluant les informations sur les membres du Conseil d'administration national, pour inclusion sur la section réservée aux membres sur le site internet de l'Association, un mois avant l'Assemblée générale.

VIII.3 Une nouvelle Section nationale devrait avoir un minimum de cinq membres lors de sa création.

VIII.4 Les cotisations des Sections nationales et des membres de l'Open Section doivent être payées en un seul paiement sur le compte euro, ou en dollars US de l'Association, avant fin février au plus tard. Tous les paiements de la Zone Euro doivent être fait en euros ; ailleurs, les paiements doivent être faits en euros ou, exceptionnellement, en dollar US équivalent à la somme en euros. Dans des circonstances exceptionnelles uniquement, un paiement peut être effectué en plus d'un paiement et dans ce cas seulement avec l'accord préalable du Trésorier. Les paiements doivent être nets de tous les frais bancaires et des commissions pour le changement de devise. Une liste de tous les membres, avec leurs coordonnées indiquant ceux qui ont payé et ceux qui ne l'ont pas fait, doit être envoyée un mois à l'avance de l'Assemblée générale au Trésorier, avec copies au Secrétaire général et au Bureau de l’AICA. Cette liste comprend un compte rendu des électeurs éligibles à l'Assemblée générale.

VIII.5 Vers la fin de l'année civile, les Trésoriers des Sections nationales doivent faire le bilan des cotisations de leurs membres, en vérifiant que les timbres distribués correspondent aux cotisations reçues et en précisant la somme perçue pour le remplacement des cartes perdues. Ils doivent envoyer au Bureau de l’AICA une copie de ce bilan des comptes, incluant un point sur les cotisations non perçues plus tôt dans l’année, les timbres inutilisés durant l’année écoulée et la liste actualisée avec les contacts de tous les membres (ceux qui ont cotisé et ceux qui ne l'ont pas fait). Le formulaire de demande des timbres doit être complété sur le site internet de l’AICA avant le 30 novembre pour permettre l'envoi aux Sections nationales afin qu'elles puissent distribuer les timbres à leurs membres avant la fin de l'année. Veuillez noter que les demandes par email ne seront pas prioritaires.

VIII.6 Les membres de l'Open Section doivent payer leur cotisation annuelle à l'Association sur le compte en euro ou en dollar US et envoyer leurs contacts à jour au Bureau de l’AICA Office avant la fin février, au plus tard, au taux standard. Les membres de l'Open Section qui rencontrent de véritables difficultés peuvent être autorisés à payer plus tard, avec l'accord préalable du Trésorier.

Article IX Adhésion

IX.1 La Section nationale à laquelle les membres sont affiliés est déterminée par leur lieu de résidence, ou d'activité professionnelle principale, plutôt que par leur nationalité. Ils peuvent demander de rejoindre la Section du pays où ils sont actifs professionnellement depuis au moins un an, ou l'Open Section, voir Statuts Article 2.1. Aucun membre individuel peut être affilié à plus d'une Section.

IX.2 Les candidatures pour l'adhésion, accompagnée du formulaire biographique de l’AICA International téléchargeable sur le site internet et dûment complété, ainsi que des documents prouvant l'engagement depuis trois ans dans au moins une des activités listées dans Article 2.1 des Statuts, doivent d'abord être soumis au président de l'une des Sections nationales ou au Bureau de l’AICA dans le cas de l'Open Section, voir Article IV.3, ci-dessus et Statuts Article 2.3.

IX.3 Toutes les candidatures approuvées par les Sections nationales ou, dans le cas de l'Open Section, par le Comité de direction, sont automatiquement acceptées comme adhésions provisoires, voir Statuts Article 2.4. L'adhésion est confirmée pour les candidatures approuvées, une fois que leurs formulaires biographiques de l’AICA International ont été transmis au Comité Vote et Adhésion via le Bureau de l’AICA, pour information et pour approbation et confirmation par l'Assemblée générale. L'approbation est automatique, lorsque la procédure et les conditions définies dans les Statuts ont été correctement suivies.

IX.4 Le Bureau de l’AICA Office enregistre les contacts des nouveaux membres élus et informe les Présidents nationaux de l'approbation ou du refus des candidats à l'adhésion de l'Association, avec les raisons pour tout refus. Le Bureau de l’AICA informe les candidats individuels à l'Open Section du résultat de leur candidature directement, voir Statuts Article 2.14.

IX.5 Les candidats élus dans une Section nationale ou à l'Open Section la même année mais après la date de l'Assemblée générale auront automatiquement une adhésion provisoire jusqu'à la fin de l'exercice en cours. Leur adhésion provisoire sera renouvelée pour une autre année complète, sur paiement de leur cotisation annuelle. Leur adhésion à l'Association internationale sera ensuite confirmée officiellement, ou refusée cette année-là par l'Assemblée générale. En cas de refus, ils peuvent encore utiliser leur carte et leur timbre jusqu'à la fin de l'année pour laquelle ils ont cotisé, mais ils doivent ensuite rendre les deux à leur président de Section, pour annulation et destruction, voir Statuts Article 2.4 et 2.15.

IX.6 Les candidatures entièrement documentées auprès des Sections dont les nouveaux Statuts n'ont pas encore été validés pour leur compatibilité avec ceux de l'Association internationale, et des nouvelles Sections en cours de constitution, doivent d'abord être soumises au Comité Vote et Adhésion pour approbation, avant d'être présentées à l'Assemblée générale, avec les recommandations du Comité pour approbation ou refus. Les documents requis, dans de tels cas, comprennent le formulaire biographique de l’AICA International dûment complété, un CV séparé et une sélection des textes du candidat ou autres documents en rapport. Après l'Assemblée générale, les présidents des Sections nationales dont les Statuts sont en cours de vérification seront informés du résultat, par écrit, par le Bureau de l’AICA, agissant sur les instructions du Comité Vote et Adhésion.

IX.7 Les nouveaux membres doivent commencer à payer leur cotisation annuelle, à travers la Section à laquelle ils sont affiliés, à partir du début de l'année civile après acceptation officielle de leur candidature par l'Assemblée générale. Les nouveaux membres de l'Open Section doivent commencer à payer leurs cotisations annuelles à partir du début de l'année civile dans laquelle leur élection a été approuvée par l'Assemblée générale directement dans le compte bancaire en euro ou en dollar US de l'Association, net de toutes charges bancaires et de commissions sur le changement de devises, voir Statuts Article 2.11.

IX.8 Les membres souhaitant être transféré d'une Section à une autre, doivent envoyer leur candidature à la nouvelle Section en question, qui soumettra le formulaire biographique de l’AICA International du candidat approuvé au Comité Vote et Adhésion, à travers le Bureau de l’AICA, pour approbation par l'Assemblée générale. La même procédure de candidature à l'Open Section sera suivie, voir Articles IX.1-5 et IX.7, ci-dessus, XII.3, ci-dessous et Statuts Articles 2.1 et 4.6.

Article X Le Conseil d'administration

X.1 Le Conseil d'administration comprend le Bureau – Président, Secrétaire général, Trésorier, et leurs adjoints, le cas échéant – les présidents des Sections nationales, les neuf Vice-Présidents, les Secrétaires régionaux, et le cas échéant, les dix membres du Conseil d'administration international, les Présidents des Comités établis par l'Assemblée générale, avec droit de vote sur tous les sujets ; le représentant des Archives à Rennes avec droit de vote sur les sujets concernant les Archives uniquement ; les Présidents d'honneur, les anciens Présidents internationaux, les membres d'honneur internationaux, les anciens Secrétaires généraux et Trésoriers et les Vice-Présidents, sans droit de vote, voir Statuts Article 6.1.

X.2 Les Vice-Présidents et les membres du Conseil d'administration international doivent tous assumer une ou plusieurs responsabilités spécifiques. De telles activités peuvent inclure l'adhésion à un Comité, et l'aide sur les traductions, ou la relecture des procès-verbaux et des documents officiels pour le site internet de l’AICA International, voir Statuts Article 11.5.

X.3 Le vote par procuration n'est pas autorisé au Conseil d'administration avec l'exception des représentants nommés des présidents des Sections nationales, voir Statuts Article 6.6. Chaque membre présent au Conseil d'administration ayant le droit de vote n'a qu'un seul vote, avec l'exception du Président de la réunion du Conseil d'administration, dans le cas de l'égalité des voix à main levée, voir Statuts Article 15.1. Dans une élection à bulletin secret l'égalité est résolue par un tirage au sort, sauf s'il y a un second tour dans les élections des Présidents ou Vice-Présidents.

X.4 Si un événement dûment planifié s'avère manquer de quorum, le Président peut décider de continuer la réunion, selon son propre jugement. Par contre, aucune décision prise à cette réunion ne sera considérée comme valide, sans le consentement d'un quart des votants, sans compter ceux qui étaient présents ou représentés à la réunion, à l'écrit par email ou par courrier, dans les soixante jours suivant la réunion, voir Statuts Article 6.5.

Article XI La Déontologie des membres

XI.1 Selon les Statuts Article 6.4j, le Conseil d'administration est responsable de la discipline, de l'arbitrage et de la conciliation. Le Conseil d'administration exerce ces devoirs, dans le cas de non- respect des Statuts ou du Règlement, ou par décision de l'Assemblée générale. Le Conseil d'administration peut considérer que les activités d'un membre de l'Association ne sont pas en conformité avec la conduite professionnelle ou l’intérêt commun des membres. Il peut alors agir ex officio ou suite à une plainte. Cependant, aucune sanction ne peut être appliquée sans laisser au membre concerné l’occasion de plaider l’affaire. Le membre concerné peut choisir de le faire soit par écrit, soit en personne. Dans le dernier cas, il peut choisir de se faire accompagner par quiconque qu’il considère habilité à plaider le cas et le soutenir. Ledit membre peut être exclu si l'Assemblée générale considère que la gravité de cette affaire relève d’une telle mesure. Par ailleurs, le Conseil d’Administration a le pouvoir de réprimander, de mettre en garde ou de censurer toute personne concernée, voir Statuts Articles 2.12c et 5.6s.

XI.2 Le Conseil d'administration peut être appeler à faire un arbitrage, à la demande des parties concernées, dans le cas d'un désaccord entre deux ou plusieurs membres et toute tierce partie.

Article XII La Déontologie des Sections nationales

XII.1 Le Conseil d’Administration exerce les mêmes droits et devoirs que ceux cités dans l’Article XI, ci-dessus, auprès des Sections nationales en cas de non-respect des Statuts et du Règlement, de mauvaise conduite ou par décision de l’Assemblée Générale. Une Section nationale qui est sous le coup d’une enquête ou d’une suspicion de méfait sérieux, peut être temporairement suspendue sur décision du Conseil d’Administration. Avant que cela ne se produise, la Section, ou son représentant officiel, aura l’opportunité de répondre par écrit aux accusations prononcées par le Conseil d'administration durant une période de trois mois. Après instruction, l’affaire peut être considérée comme réglée en s’accompagnant d’une réprimande formelle ou d’un sérieux avertissement du Conseil d’administration ; ou elle peut se voir repoussée à la prochaine Assemblée générale, entraînant l’application temporaire de la suspension durant la période concernée jusqu’à la tenue de l’Assemblée générale.

XII.2 Les Sections qui ne règlent pas leurs cotisations annuelles durant deux années consécutives seront informées officiellement par le Comité de direction, à deux reprises distinctes, avec un intervalle d’au moins un mois calendaire entre chaque lettre, qu’elles risquent une suspension ou une éventuelle expulsion de l’Association, si elles ne règlent pas leurs arriérés avant une date précise, voir Statuts Article 2.12. Les Sections qui éprouvent de réelles difficultés avec leurs paiements, dues à des causes indépendantes de leur volonté, telles qu’une hyper-inflation, des restrictions de devise ou des troubles civils, doivent négocier avec le Trésorier une solution à ces difficultés provisoires, si elles ne souhaitent pas subir les risques d’une suspension ou d’une éventuelle expulsion de l’Association, voir Annexe 1, paragraphe 3.9, ci-dessous.

XII.3 Les Membres des Sections qui ont été suspendues ou expulsées de l’Association sont encouragés par le Bureau à contacter le Secrétaire général, pour rejoindre l'Open Section ou la Section d’un pays voisin, en attendant le rétablissement de leur propre section.

Article XIII Les Secrétaires régionaux

Les Secrétaires régionaux, le cas échéant, doivent soumettre des rapports tous les trois mois au Secrétaire général, voir Statuts Article 13.

Article XIV Les Comités

XIV.1 Des Comités peuvent être créés par l'Assemblée générale, sur recommandation du Conseil d'administration ou du Bureau, pour accomplir les tâches que le Conseil d'administration a décidé d'entreprendre.

XIV.2 Ces Comités peuvent être permanents ou temporaires. Les travaux de ces Comités s’accomplissent sur la base du bénévolat. Des Comités temporaires peuvent être instaurés pour des projets précis et ponctuels, incluant séminaires, colloques, monographies et recherches.

XIV.3 Les Présidents et les membres de ces Comités sont par coutume choisis parmi les membres du Conseil d'administration, avec ou sans droit de vote. Les mandats des Présidents et des membres des Comités sont déterminés par les besoins de leur mandat et peuvent être revus et amendés, si besoin, par le Conseil d'administration et l'Assemblée générale, voir Articles IV, VI.1, ci-dessus et XIV.4, ci-dessous et Statuts Article 14.1.

XIV.4 Les mandats du Président et des membres du Comité Congrès sont d’une durée de trois ans, non renouvelable sauf en cas de force majeure. Afin de répondre aux besoins logistiques et à la langue du Congrès de l’année en cours, un représentant de la section accueillante est associé de plein droit aux travaux du comité, voir Articles III.1 et XIV.3, ci-dessus.

XIV.5 Le Président de l’AICA est membre ex-officio de tous les Comités établis par l'Assemblée générale, voir Statuts Article 8.3.

XIV.6 Les Comités doivent faire des rapports réguliers au Conseil d'administration, et ensuite à l'Assemblée générale ; leur ébauche, le procès-verbal final et les rapports sont publiés dans la section réservée aux membres sur le site internet de l’AICA, voir Article VII, ci-dessus.

XIV.7 Les Comités peuvent être force de propositions, suggérer des programmes de travail et faire des recommandations formelles, mais ils ne peuvent pas prendre de décision concernant la responsabilité éthique ou financière de l’AICA sans l'approbation du Bureau.

Article XV Les Finances, voir Annexe 1, ci-dessous

Les fonds de l'Association ne peuvent être utilisés, que sur la base du budget annuel prévisionnel adopté par l'Assemblée générale. Ces fonds sont réservés à :

− l'administration de l'Association

− l'organisation des réunions administratives du Congrès annuel

− l'information, la communication et les publications diffusées par le Bureau

− l'assistance, dans la mesure du possible, aux membres qui se rendent aux réunions organisées par l'Association

Annexe 1 Instructions permanentes sur les finances

L'année budgétaire de l'Association s'établit du 1er janvier au 31 décembre. Le Président supervise les dépenses de l'Association. Le Trésorier est responsable des comptes de l'Association. Il contrôle la situation financière de l'Association, voir Statuts Articles 8.6, 9.2 et 10.2.

1.1 Les fonds sont réservés uniquement à l'administration de l'Association, y inclus les salaires et les bénéfices statutaires des employés ; la location du bureau et ses coûts de fonctionnement ; le site internet, la communication et les publications ; les projets et activités spécifiques, incluant des contributions, le cas échéant, à l'organisation du Congrès annuel ; et l'aide, de manière exceptionnelle et lorsque c'est possible, pour couvrir les frais de voyage de certains membres afin d’assister à des réunions organisées par l'Association, voir Article III.4, ci-dessus.

1.2 Les transports et autres dépenses liées au travail du Bureau et de l'Assistant administratif, de même que toutes les autres dépenses et celles des événements spéciaux sont déterminés par le Bureau et approuvés par le Conseil d'administration soit dans le premier budget annuel prévisionnel voté par l'Assemblée générale l'année auparavant ou par un vote séparé.

1.3 Les dépenses inattendues qui dépassent 10% du budget annuel prévisionnel doivent être approuvées par la majorité des membres avec le droit de vote présents à une réunion du Conseil d'administration ou par la majorité du nombre total de membres avec le droit de vote par courrier ou par email.

1.4 Les bourses reçues par l'Association pour des projets spécifiques et le Fellowship Fund, sont listées dans les lignes budgétaires principales, mais clôturées et comptabilisées séparément.

2 Le Budget et le bilan financier

2.1 Le Bureau effectue toutes les dépenses en accord avec le budget annuel pour l'année en cours approuvé par le Conseil d'administration et l'Assemblée générale de l'année précédente.

2.2 Au début de l'année, les comptables externes certifiés envoient au Trésorier le bilan comptable de l'année précédente. Le Trésorier prépare le bilan financier annuel qui est soumis au Comité Finances, voir Statuts Article 14, avant présentation au Conseil d'administration en février/mars.

2.3 Le budget prévisionnel de l'année en cours est préparé par le Trésorier en collaboration avec le Président et le Secrétaire général. Les Présidents de Comités soumettent toute requête pour le financement, y inclus les propositions de projets et les budgets, au Bureau pour une décision basée sur les priorités du Conseil d'administration et les fonds disponibles durant cette année. Le budget prévisionnel est présenté par le Bureau au Conseil d'administration pour approbation des grandes lignes en février/mars. Le budget final est présenté au Conseil d'administration et à l'Assemblée générale, à son tour, au Congrès annuel. Le bilan financier annuel, le budget prévisionnel pour l'année en cours et le budget prévisionnel pour l'année suivante sont soumis aux membres un mois avant la date de l'Assemblée générale.

3 La Délégation des pouvoirs d'engagement et de dépenses

Tous les engagements autorisés et les dépenses déléguées doivent être rapportés au Trésorier chaque mois. Les détails des responsabilités financières déléguées sont donnés ci-dessous :

Le Président est autorisé à :

3.1 Faire des paiements et des transactions sur les comptes de l’AICA dans le cadre du budget et avec l'approbation écrite par email du Trésorier et/ou du Secrétaire général et garder une trace écrite des dépenses.

3.2 Faire des paiements de l'Association par chèque et en liquide avec la carte bancaire de l’AICA jusqu'à 2,000 euros et garder une trace écrite des dépenses. Les paiements au-dessus de 2,000 euros doivent avoir l'approbation par email du Trésorier et/ou du Secrétaire général.

Le Président, ou tout membre du Comité de direction ayant reçu des instructions du Président par email, est autorisé à :

3.3 Émettre des ordres bancaires pour le paiement des salaires des employés et les honoraires des freelances sur réception des fiches de paie valides émises par l’agence comptable ou sur factures. Tous ces documents doivent être archivés.

Le Secrétaire général et le Secrétaire général adjoint, le cas échéant, sont chacun autorisés à :

3.4 Faire des paiements pour l'Association par chèque et en liquide avec la carte bancaire de l’AICA jusqu'à 2,000 euros et garder une trace écrite des dépenses. Les paiements au-dessus de 2,000 euros doivent avoir l'approbation par email du Trésorier et/ou du Président.

L'Assistant administratif est autorisé à :

3.6 Faire des paiements avec la carte bancaire de l’AICA et des paiements en liquide avec un reçu jusqu'à 300 euros. Les dépenses au-dessus de 300 euros doivent être accompagnées d'une facture et autorisées par email par le Président et le Trésorier. Les factures doivent être fournies pour tout paiement reçu. Tous les paiements faits et reçus doivent être documentés et rapportés chaque mois au Trésorier. Le liquide doit être garder en sécurité.

3.7 Faire des paiements jusqu'à 100 euros avec un reçu, avec l'autorisation du Président et du Trésorier, faire des transactions dans la section du budget dédiée à l'Assistant administratif, jusqu'à 5,000 euros. Toutes transactions doivent être documentées et rapportées chaque mois au Trésorier.

3.8 L'Assistant administratif a la responsabilité d'archiver tous les documents liés aux finances : factures, reçus, copies de relevé bancaire mensuel et toutes les autorisations écrites sur papier ou par email et classés entre revenus ou dépenses. Tous les documents financiers, y compris les autorisations, doivent être disponibles pour inspection par le Bureau et/ou le Comité Finances à tout moment, sur demande, voir Statuts Article 14. En consultation avec le Trésorier, l'Assistant administratif a la responsabilité de les soumettre à l’Agence comptable au moment opportun.

3.9 L'Assistant administratif vérifie l’équilibre des paiements des cotisations reçues par rapport au nombre d'autocollants de chaque Section et pas retournés, envoie des factures aux Sections nationale et aux membres de l'Open Section en temps voulu à la fin de l'année civile et surveille chaque paiement crédité sur le compte courant de l’AICA en euro ou dans le compte en dollar US. Il envoie les reçus, met régulièrement à jour le tableau récapitulatif des paiements des cotisations et envoie une copie au Trésorier. En juin il vérifie les paiements effectués et réalise une liste des Sections ou des membres qui ne sont pas encore à jour de leur cotisation. L'Assistant administratif envoie les rappels des cotisations aux Sections et aux membres de l'Open Section qui ne sont pas à jour depuis deux ans, en précisant qu'ils risquent l'expulsion de l'Association, s'ils n'effectuent pas le paiement entier dans les 28 jours. Voir Articles VIII.2 et XII.2, ci-dessus et Statuts Article 2.12b.

4 Les Mouvements des comptes bancaires

4.1 Le Président et le Trésorier sont tous les deux habilités à effectuer des transactions sur les comptes bancaires de l’AICA après l'approbation de l'un d'eux ou du Secrétaire général.

4.2 Le Bureau et l'assistant administratif sont autorisés à avoir un accès électronique aux comptes bancaires pour en contrôler les mouvements.

5 La Comptabilité

5.1 Le Trésorier et le Trésorier adjoint, le cas échéant, ont accès à la comptabilité, et ils sont responsables du contrôle de tous les aspects de la comptabilité, avec l'entière co-opération de l'Assistant administratif et de toute l'équipe financière interne et externe.

5.2 Le comité des finances est responsable de contrôler les comptes de l’AICA et est autorisée à avoir accès aux comptes, à la gestion des comptes et aux audits à tout moment, sur demande. Le comité reçoit le rapport des comptes annuel du Trésorier et les budgets pour l'année en cours et l'année à venir et rend compte au Conseil d'administration et à l'Assemblée générale.

6 Les dépenses du Bureau

6.1 Les membres du Bureau ne reçoivent aucun paiement pour leur travail pour l’AICA. Ils peuvent seulement être remboursés pour leurs frais raisonnables de transport, d'hébergement, de télécommunications, de matériels de bureau, pour les invitations officielles, les repas etc., après présentation des factures liées à ces frais avec les reçus originaux.

6.2 Chaque membre du Bureau doit avoir l'approbation à l'écrit du Président et du Trésorier avant d'engager de nouveaux frais qui n'étaient pas précédemment autorisés dans les dépenses du budget annuel prévisionnel au nom de l'Association, s'élevant à plus de 1% du budget annuel. Si ces dépenses non autorisées impliquent le Président et/ou le Trésorier, l'autorisation doit être signée par deux autres membres du Bureau ou par un membre du Bureau et le Président du Comité Finances. Aucun membre du Bureau se remboursera sans fournir les factures et les reçus au bureau de l’AICA. 6.3 Les dépenses des membres du Bureau pour assister aux réunions du Conseil d'administration, de l'Assemblée générale, du Bureau ou des Comités à Paris ou ailleurs, sont remboursées, avec factures et reçus, sur la base d'un vol en classe Eco ou en train ou en auto standard, un hébergement dans un hôtel standard et des per diem allant jusqu'à 100 €, remboursés avec reçus, pour couvrir les dépenses diverses, incluant les transports et les repas, qui ne sont pas couverts par les hôtes.

 6.4 Les dépenses du Bureau pour le Congrès doivent être couverts par la Section accueillante, voir paragraphe 1.1 ci-dessus. Toute demande de soutien financier à l’AICA International doit être approuvée par le Comité Finances et le Conseil d'administration.

6.5 Les dépenses effectuées lors d'autres réunions auxquelles la présence du Bureau, ou d'un de ses membres, est requis, doivent être remboursées, voir paragraphe 6.2 ci-dessus. Les indemnités pour l'hôtel et les per diem peuvent être ajustées avec l'approbation préalable par écrit des autres membres du Bureau. Aucun membre du Comité de direction ne se remboursera sans soumettre les factures et reçus au bureau de l'Association.

Annexe 2 La Protection des données et les libertés civiles

Les règles suivantes ont été introduites, selon la loi française pour la protection des données no. 78- 18 du 6 janvier, Décret no. 78-774 du 17 juillet 1978, et toutes modifications ultérieures à celle-ci :

2.1 Le site internet http://www.aicainternational.org contient les informations suivantes sur l'Association et ses membres :

− Organigramme de l'Association

− Liste des Présidents des Sections


− Annuaire des membres

2.2 Les coordonnées personnelles retenues pour la base de données peuvent inclure :

Nom
Prénom
Titre
Adresse postale
Adresse Email
Numéro de téléphone privé
Numéro de téléphone professionnel
Numéro de fax privé
Numéro de fax professionnelle
Section (Section nationale ou Open Section)
Poste dans l'Association
Activité professionnelle
Paiement des cotisations

2.3 L'information ci-dessus est mise à disposition pour les catégories de personnes suivantes :

-L’assistant administratif, le Bureau, le Comité Vote et Adhésion et le Comité finances, en lien avec les cotisations des membres

-Tous les membres de l’AICA ayant cotisé, pour ce qui concerne les contacts des membres et toute donnée personnelle qu'ils auraient présenté, pour l'inclusion sur le site internet

-Le public, en ce qui concerne l'organigramme de l'Association et les contacts des Sections nationales et l'Open Section

2.4 Les personnes qui souhaitent exercer leur droit de refuser l'accès à ces informations, selon l'Article de loi 34 no. 78-17 du 6 janvier 1978, sont priés de contacter l’AICA International au 32 rue Yves Toudic, 75010 Paris ou par email : aica.office@gmail.com. Les membres individuels ont le droit d'empêcher qu'une information à leur propos soit postée sur le site internet et doivent être informés de ce droit par une lettre-type du Président de leur Section nationale ou de l'Open Section. Les individus utilisant le site internet sont également, dans tous les cas, informés de leurs droits, par les inserts sur la page principale du site et sur toutes les pages qui incluent cette information.

Pour mémoire, la mention suivante figure sur le site internet en langue anglaise :

Nous vous rappelons que vous disposez d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui vous concernent (art. 34 de la loi française 'Informatique et Libertés' du 6 janvier 1978).

Pour exercer ce droit, adressez-vous à : AICA, 32 rue Yves Toudic, F-75010 Paris ou à aica.office(a)gmail.com

Règlement revu et approuvé par l'Assemblée générale, 4 Novembre 2022