Le REGLEMENT

Règlement revu en 2025

ARTICLE 1. OBJET

Le présent Règlement intérieur a pour objet de fixer les règles de fonctionnement de l'AICA et de compléter les statuts de l'AICA.

ARTICLE 2. ADHÉSION

2.1. Procédure d’adhésion

Les demandes d'adhésion à l'AICA International doivent être dactylographiées sur le formulaire biographique téléchargeable sur le site internet dans l'une des trois langues officielles de l'Association, à savoir l'anglais, le français ou l'espagnol, et être adressées au Secrétaire général (voir Statut 3.1.).

Les candidats à la Section Ouverte doivent envoyer le formulaire d’adhésion au Secrétaire général, en précisant les noms de deux parrains qui doivent être membres du Conseil d'administration avec droit de vote dans tous les domaines. Les formulaires sont ensuite transmis au président du Comité Vote et adhésion.

Les candidats à une section nationale suivent la procédure de la section concernée. Les présidents des sections nationales envoient les formulaires biographiques au Secrétaire Général, en copie à la coordinatrice générale de l'AICA. Les Présidents des Sections et les membres du Comité Vote et adhésion sont chargés d'examiner attentivement les candidatures, en respectant les critères de l'AICA (voir Statuts 3.1).

Le Comité Vote et adhésion examine toutes les candidatures sur la base des critères visés à l'art. 3.1 des Statuts, et sans aucune discrimination fondée sur l'âge, la race, le sexe, le handicap ou la religion.

Le Comité Vote et adhésion est tenu de demander au président national, ou au président international dans le cas de la section ouverte, des éclaircissements ou des informations supplémentaires avant de rejeter une demande d'adhésion.

Le président du Comité Vote et adhésion présente la liste des noms retenus à tous les membres au moins 30 jours avant l'Assemblée générale, accompagnée de tout commentaire nécessaire. La liste approuvée est ensuite présentée à l'Assemblée générale pour confirmation, par un vote à la majorité.

Après approbation par l’Assemblée Générale, les nouveaux membres acquièrent tous les privilèges décrits à l'article 3.5 des Statuts en conjonction avec l'article 3.4 des statuts. 

2.2 Transfert entre sections

Les membres souhaitant changer de section nationale, doivent en faire la demande directement auprès de leur nouvelle section visée. En cas d’approbation, la nouvelle section doit en informer le Secrétaire général et communiquer les coordonnées actualisées du membre. Mais il n'est pas nécessaire de remplir un nouveau formulaire biographique.

2.3. Procédure de radiation

a) Le Conseil d'administration est responsable de la discipline, de l'arbitrage et de la conciliation. Il exerce ces fonctions en cas d'infraction aux Statuts ou au Règlement intérieur ou sur décision de l'Assemblée générale. Le Conseil d’Administration peut considérer que les activités d'un membre de l'Association sont contraires à la dignité professionnelle ou aux intérêts communs des membres. Il peut agir d'office ou sur plainte. Toutefois, aucune sanction ne peut être prise sans que le membre mis en cause n'ait été en mesure de présenter ses arguments. Le membre concerné peut choisir de le faire par écrit ou en personne. Dans ce dernier cas, il peut demander à être accompagné de toute personne qu'il estime utile ou favorable à sa cause. Le membre fautif peut être exclu si l'Assemblée générale estime que la gravité des faits reprochés le justifie. Il peut également faire l'objet d'une réprimande ou d'un avertissement formel.

b) Le Conseil d'administration peut être appelé à arbitrer, à la demande de toutes les parties concernées, tout litige entre deux ou plusieurs membres ou entre un ou plusieurs membres et un tiers.

c) Le Conseil d'administration exerce les mêmes devoirs et obligations à l'égard des Sections nationales qui sont en infraction avec les Statuts ou le Règlement intérieur, en cas de faute grave, ou à la suite d'une décision de l'Assemblée générale. Une section nationale qui fait l'objet d'une enquête pour suspicion de faute grave peut être suspendue temporairement par décision du Conseil d'administration. Auparavant, la section, ou son représentant officiel, aura la possibilité de répondre aux accusations écrites portées contre elle par le Conseil d'administration dans un délai de trois mois. A l’issue de la procédure, l'affaire est soit abandonnée, soit donne lieu à un sursis, une réprimande ou un avertissement formel de la part du Conseil d'administration, soit est renvoyée à l'Assemblée générale suivante, période pendant laquelle la suspension temporaire peut rester en vigueur.

d) Les sections qui n'ont pas payé leur cotisation annuelle pendant deux années consécutives seront mise en demeure par le Bureau, dans deux courriers distincts , avec un intervalle d'au moins un mois civil entre chaque courrier, qu'elles courent le risque d'être suspendues et éventuellement exclues de l'Association, si elles ne parviennent pas à rattraper leur retard de paiement à une date spécifique.

e) Les sections qui rencontrent de réelles difficultés de paiement pour des raisons indépendantes de leur volonté, telles que l'hyperinflation, les restrictions monétaires ou les troubles civils, sont tenues d’en informer le Trésorier et le Bureau pour trouver une solution à leurs difficultés temporaires.

f) Les membres individuels des sections qui ont été suspendues ou exclues de l'Association sont encouragés par le Bureau à contacter le Secrétaire général en vue de demander à rejoindre la Section Ouverte en attendant le rétablissement de leur propre section nationale. Ils peuvent également adhérer à une autre section nationale de leur choix.   

ARTICLE 3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Dans les conditions et selon les modalités décrites dans les Statuts et le Règlement intérieur, l'Assemblée générale prend toutes les décisions prévues à l'ordre du jour, ainsi que les décisions concernant :

- L'approbation du procès-verbal de l'Assemblée générale précédente

- L'approbation du rapport du Bureau

- L'approbation des comptes annuels de l'exercice précédent, du budget prévisionnel de l'année en cours et du budget prévisionnel de l'année suivante

- L’élection du Président, des Vice-présidents, du Secrétaire général, du Trésorier, des Membres internationaux du conseil d'administration, des Secrétaires régionaux, des présidents des comités, des présidents honoraires internationaux.

- L’approbation des membres honoraires internationaux, sur recommandation du conseil d'administration.

- L’approbation de tout ajustement des cotisations qui pourrait être nécessaire pour l'année suivante.

- La stratégie et orientation des activités de l'Association

- Les recommandations émises par le Bureau, le Conseil d'administration, les comités, ainsi que les sections nationales

- L’approbation de la création de nouvelles sections après acceptation de leurs Statuts par le Conseil d'administration

- L’approbation des nouveaux membres sur recommandation du Comité Vote et adhésion

- L’approbation des nouveaux membres des comités

- L’approbation du lieu du Congrès annuel

- La modification de ses propres Statuts et de son Règlement Intérieur

- La réception des rapports des sections, des comités et des secrétariats régionaux

- La réception et l’approbation des motions des sections, des comités et des membres

- Les avertissements, sanctions dans des circonstances extrêmes,  l’exclusion des sections ou des membres individuels qui enfreignent les Statuts et le Règlement intérieur, ou qui sont accusés de fautes graves.

Toute résolution, motion ou proposition d'amendement doit être soumise au Secrétaire général au moins 21 jours avant la réunion prévue de l'Assemblée générale.  

ARTICLE 4. CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les prérogatives spécifiques du Conseil d'administration sont les suivantes :

- Approuver le procès-verbal de la réunion précédente du Conseil d'administration

- Approuver les rapports du Bureau sur la gestion organisationnelle et financière de l'Association

- Approuver le projet de budget annuel pour l'année en cours et le projet de budget pour l'année suivante, présentés par le Trésorier

- Recommander à l'Assemblée générale le montant des cotisations pour l'année suivante

- Proposer des membres honoraires internationaux, pour approbation ultérieure par l'Assemblée générale

- Conseiller le Bureau et l'Assemblée générale sur toute question relative à la politique, au programme, aux procédures ou aux finances de l'Association

- Recommander à l'Assemblée générale d'exclure, de réprimander formellement ou d'avertir les sections nationales ou les membres individuels, en infraction

- Approuver les statuts des nouvelles sections nationales et les modifications des statuts nationaux des sections, sur recommandation du Comité Statuts.

ARTICLE 5. ÉLECTIONS

5.1 Comité Vote et Adhésion

Les membres du Comité Vote et adhésion sont nommés par l'Assemblée générale pour un mandat de trois (3) ans. Ils ne peuvent exercer au total plus de deux mandats, consécutifs ou non.

Tous les membres de l’Association à jour de leur cotisation, sont éligibles au Comité Vote et Adhésion. 

Le Comité Vote et adhésion est composé d'un minimum de six membres représentant les différentes régions géographiques de l'Association. Elle comprend au moins un locuteur natif de chacune des trois langues officielles de l'Association.

Le Comité Vote et adhésion est responsable du décompte et de la détermination de la validité de tous les votes à l'Assemblée générale et aux réunions du Conseil d'administration.

Les rapports du Comité Vote et adhésion sur les élections et sur l'approbation ou le rejet des demandes d'adhésion doivent être joints au procès-verbal de l'Assemblée générale.

5.2. Élection du Président

Tous les membres à jour de leur cotisation annuelle sont éligibles à la présidence, sur proposition de l'une des sections nationales.

Le Secrétaire général doit informer tous les présidents des sections nationales et tous les membres du Conseil d'administration de l'appel à candidatures pour la présidence au plus tard quatre mois avant le début des élections. Les mêmes informations doivent également être publiées dans la rubrique réservée aux membres sur le site Internet de l'Association.

Les candidatures à la présidence de l'Association doivent être soumises au Secrétaire général, avec copie au président du Comité Vote et adhésion et à la coordinatrice générale de l’Association au plus tard trois mois avant le début des élections. Toutes les candidatures reçues doivent faire l'objet d'un accusé de réception.

Les candidats doivent envoyer leur programme et leur CV dans les trois langues officielles de l'AICA (anglais, français et espagnol), une lettre de recommandation du président de la section nationale et s’ils le souhaitent, une vidéo de présentation d'une durée maximale de 3 minutes. Les vidéos plus longues ne seront pas acceptées.

Le Président qui souhaite présenter sa candidature pour un second mandat doit en informer le Secrétaire général, avec copie le président du Comité Vote et adhésion et la coordinatrice de l’Association.

Le Secrétaire général doit communiquer les noms et tous les documents de tous les candidats ainsi que le calendrier et la procédure des élections à tous les membres de l’Association par courrier électronique, au moins deux mois avant le début des élections. Les mêmes informations doivent également être publiées dans la rubrique réservée aux membres sur le site Internet de l’Association.

S'il n'y a pas de candidat à la présidence trois mois avant l'Assemblée générale, le Secrétaire général doit informer tous les membres d'un deuxième appel à candidatures pour la présidence de l'Association. Ce deuxième appel à candidatures doit également être publié dans la rubrique réservée aux membres sur le site Internet de l’Association.

Le Président est élu par l'Assemblée générale lors d'un vote général et direct. Chaque électeur a le choix entre trois options : Oui, Non et Abstention. Les instructions et le protocole de vote sont annexés au Règlement.

Au premier tour, tout candidat ayant obtenu la majorité absolue (plus de 50 %) des suffrages exprimés, y compris les votes Non et les Abstentions, est automatiquement élu. Les votes nuls ne sont pas pris en compte dans le décompte des voix mais sont intégrés dans le rapport des élections. Si aucun candidat n'émerge à ce stade, les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix passent au second tour. Tout candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix au second tour est automatiquement élu.

Le mandat de trois (3) ans du nouveau président commence au moment de son élection par l'Assemblée générale et se termine au moment des nouvelles élections à l'Assemblée générale, trois (3) années civiles plus tard.

5.3 Élection du Secrétaire général

Tous les membres à jour de leur cotisation ou dont la cotisation a été exonérée sont éligibles au poste de Secrétaire général. Ils doivent soumettre leur candidature, accompagnée d'un programme sommaire, au Président de l’Association, avec copie au président du Comité Vote et adhésion et à la coordinatrice de l’Association, au moins un mois (30 jours) avant la réunion de l'Assemblée générale au cours de laquelle l'élection aura lieu.

Dans le cas où il n'y a pas de candidats au poste de Secrétaire général, le Président, agissant sur les conseils du Bureau, peut solliciter des candidatures du Conseil d'administration pour élire un Secrétaire général par intérim lors de la prochaine réunion du Conseil d'administration. L'élection du Secrétaire général aura lieu lors de l'assemblée générale suivante, après un appel à candidatures.

Le mandat de trois (3) ans du secrétaire général commence le premier janvier de l'année qui suit son élection et s'étend sur une période de trois (3) années civiles complètes. 

5.4. Élection du Trésorier

Tous les membres à jour de leur cotisation ou dont la cotisation a été exonérée sont éligibles au poste de Trésorier. Ils doivent soumettre leur candidature, accompagnée d'un programme détaillé, au Secrétaire général, avec copie au président du Comité Vote et adhésion et à la coordinatrice générale de l’Association, au moins un mois (30 jours) avant la réunion de l'Assemblée générale au cours de laquelle l'élection doit avoir lieu.

Dans le cas où il n'y a pas de candidats au poste de Trésorier, le Président, agissant sur les conseils du Bureau, peut solliciter des candidatures du Conseil d'administration pour élire un Trésorier intérimaire lors de la prochaine réunion du Conseil d'administration. L'élection du trésorier a lieu lors de l'assemblée générale suivante, après un appel à candidatures.

Le mandat du trésorier, d'une durée de trois (3) ans, commence le 1er janvier de l'année qui suit son élection et s'étend sur une période de trois (3) années civiles complètes.

5.5. Élections des Vice-présidents

Les Vice-présidents sont élus par l'Assemblée générale et ne peuvent être réélus qu'après une période d'un an depuis leur dernière fonction.

Tous les membres à jour de leur cotisation peuvent présenter leur candidature à l'un des postes de vice-président. Avant les élections, le Bureau annonce les missions spécifiques associées à chacun des postes vacants. Les candidats doivent soumettre une candidature motivée au Secrétaire général, avec copie au président du Comité Vote et adhésion et à la coordinatrice générale de l’Association, au moins un mois (30 jours) avant l'Assemblée générale.

Les Vice-présidents doivent soumettre au Secrétaire général un rapport annuel sur leurs activités un mois avant l'Assemblée générale ordinaire.

Si le Bureau de l'Association ne reçoit pas suffisamment de candidatures pour le poste de vice-président avant la date limite, celle-ci sera reportée de deux semaines avant l'Assemblée générale. S'il n'y a toujours pas assez de candidats, il y aura d'abord un vote sur les candidatures reçues. Les candidats supplémentaires seront appelés parmi les membres à l'Assemblée générale pour un second vote.

Le mandat des vice-présidents, d'une durée de trois (3) ans, prend effet au moment de leur élection par l'Assemblée générale et court jusqu'à la tenue de nouvelles élections lors de l'Assemblée générale, trois (3) années civiles plus tard.

5.6. Élections des Membres Internationaux du CA

Dix membres internationaux du conseil d'administration sont élus parmi les membres par l'Assemblée générale sur la base de l'équilibre géographique.

Les membres internationaux sont élus chaque année et ne peuvent être réélus que trois fois au maximum, avec ou sans interruption entre les deux.

Tous les membres à jour de leur cotisation peuvent présenter leur candidature. Ils doivent soumettre une candidature motivée au Secrétaire général, avec copie au président du Comité Vote et adhésion et à la coordinatrice générale de l’Association, au moins un mois (30 jours) avant l'Assemblée générale ordinaire.

Si le Bureau ne reçoit pas suffisamment de candidatures pour les postes de membres internationaux avant la date limite, celle-ci sera prolongée de deux semaines avant l'Assemblée générale. S'il n'y a toujours pas assez de candidats, il y aura d'abord un vote sur les candidatures reçues. Les candidats supplémentaires seront appelés parmi les membres à l'Assemblée générale pour un second vote.

Le mandat d'un (1) an d'un membre du conseil d'administration international commence au moment de son élection par l'Assemblée générale et se termine au moment des nouvelles élections lors de l'assemblée, une année civile plus tard. 

5.7. Élections des présidents des comités

Tous les membres à jour de leur cotisation ou dont la cotisation a été exonérée peuvent présenter leur candidature pour la présidence d’un des comités. Les présidents des comités sont élus par l'Assemblée générale après un appel à candidatures. Les candidats doivent envoyer leurs propositions au Président, avec copie au Président du Comité Vote et adhésion et à la coordinatrice générale de l’Association au moins trente (30) jours avant l’Assemblée générale.

Le mandat de trois (3) ans du Président d'un comité commence au moment de sa nomination par l'Assemblée générale et se poursuit jusqu'à ce que l'Assemblée procède à de nouvelles nominations, trois années civiles plus tard.

5.8 Élections des Secrétaires Régionaux

Tous les membres à jour de leur cotisation ou dont la cotisation a été exonérée peuvent présenter leur candidature au poste de Secrétaire régional. Les candidats doivent envoyer leurs propositions au Secrétaire général, avec copie au Président du Comité Vote et adhésion et à la coordinatrice générale de l’Association au moins un mois (30 jours) avant la réunion de l'Assemblée générale.  

Les mandats de trois (3) ans des Secrétaires Régionaux commencent au moment de leur élection par l'Assemblée Générale et durent jusqu'au moment des nouvelles élections à l'Assemblée, trois années civiles plus tard.

ARTICLE 6 SECTIONS NATIONALES

6.1. Obligations des sections nationales

Les sections nationales rendent compte de leurs activités à l'Assemblée générale au moins une fois par an par l'intermédiaire du Secrétaire général.

Les sections nationales envoient au Secrétaire général un rapport de leurs activités ainsi que la liste des membres à jour de leur cotisation avec leurs adresses électroniques valides afin d'aider la coordinatrice générale de l'AICA à tenir à jour les dossiers.

Les Sections nationales veillent au paiement des cotisations, conformément aux instructions du Trésorier.

Le paiement doit être net de tous les frais bancaires et commissions.

6.2. Nouvelle section

La création d'une nouvelle section commence par une réunion de la section avec un membre du Bureau accompagné d'un président du Comité Vote et adhésion afin de procéder à l’élection du premier conseil d'administration.

Après cette réunion, le président d'une nouvelle section nationale doit envoyer au Secrétaire général, avec copie au président du Comité Vote et adhésion, au président du Comité Statuts et Règlement, et à la coordinatrice générale de l’Association, les documents suivants pour approbation :

1. Composition détaillée du conseil d'administration : Président, secrétaire général, trésorier et autres membres du conseil d'administration s'ils ont été élus.

2. Les statuts de l'association, rédigés conformément à l'article 10.1 et adaptés à la législation du pays de la section nationale.

3. Les formulaires biographiques des futurs membres de la section.

Une fois les statuts approuvés par le Comité Statuts et Règlement et les candidatures des nouveaux membres approuvées par le Comité Vote et adhésion, la création de la section nationale est soumise à l'approbation du Conseil d'administration. Si elle est approuvée par le Conseil d'administration, la création de la section nationale est alors soumise au vote de l'Assemblée générale.

ARTICLE 7 COMITÉS

Des comités peuvent être constitués par l'Assemblée générale, sur recommandation du Conseil d'administration ou du Bureau, pour accomplir les tâches définies par le Conseil d'administration. Elles peuvent être permanentes ou temporaires. Le travail au sein de ces comités est effectué sur une base volontaire, sans rémunération. 

7.1. Approbation des membres des comités

Les membres des comités peuvent être invités par leurs présidents ou se porter volontaires pour y travailler avec l'accord du président. La liste des membres des comités est mise à jour régulièrement par les présidents. Toute modification de la liste des membres est soumise à l'approbation de l'Assemblée générale. 

7.2. Expiration du mandat d'un membre d'un comité

Une fois approuvé par l'Assemblée générale, un membre d'un comité peut en faire partie pour une durée indéterminée, à l'exception des membres du comité Vote et adhésion dont le mandat est de trois (3) ans (voir Règlement Art. 5.1).

Si un membre du comité ne justifie pas son absence lors de plus de deux réunions consécutives ou ne contacte pas le président du comité pendant plus de six mois, il sera exclu du comité.

ARTICLE 8 CONGRÈS

L'AICA organise, avec l'aide des Sections Nationales, un Congrès annuel dont le but est d'étudier les différentes questions qui animent le champ de la critique d'art dans un contexte historique, social et politique plus large. Le lieu du Congrès et la (les) Section(s) hôte(s) responsable(s) de son organisation sont approuvés par l'Assemblée générale.  

8.1. Financement du Congrès

L'AICA contribue financièrement à l’organisation du Congrès pour un montant convenu par l'Assemblée générale et inscrit au budget annuel de l'Association.

Les frais de voyage et de séjour du Bureau et de la coordinatrice générale sont couverts par l'Association.

L'Association prend en charge les frais de voyage et de séjour du Directeur de l'UNESCO.

8.2. Les Actes du Congrès

Le Congrès comprend le symposium et l'Assemblée générale. D'autres réunions peuvent être convoquées par le Conseil d'administration ou le Bureau. Les sections hôtes sont responsables des espaces et des installations techniques nécessaires à ces réunions.

Les sections hôtes sont encouragées à inviter des conférenciers dont les réalisations dans un domaine d'expertise pertinent sont largement reconnues. Elles sont également encouragées à inviter des personnalités de premier plan et des collègues professionnels de la ville ou de la région à participer au congrès.

Aucun orateur ou membre ne peut être exclu des débats en raison de ses opinions politiques, de son origine ethnique ou de ses convictions personnelles, ni empêché, dans la limite du temps disponible, de prendre part à une discussion complète et ouverte sur les questions inscrites à l'ordre du jour du congrès. Les questions de langue, de nationalité, de sexe ou d'orientation sexuelle ne peuvent constituer une raison d'exclure des individus de la participation, en tant qu'orateurs ou membres. Il incombe aux sections hôtes de veiller à ce que le lobbying exercé sur les membres par des partis politiques ou des individus ou groupes représentant des intérêts sectaires n'ait pas lieu pendant le congrès ou n'interfère pas avec les travaux de ce dernier.

Les congrès sont ouverts aux non-membres qui peuvent y participer en tant qu'orateurs, modérateurs, panélistes et membres du public. Toutes les manifestations du congrès sont ouvertes gratuitement au public. Des frais peuvent être demandés pour les repas ou d'autres extras pendant les débats.

Les sections hôtes doivent collaborer avec le Comité Congrès de l'Association. Le Comité Congrès doit comprendre des membres de la ou des sections hôtes.

Le Congrès doit accueillir des participants ayant des besoins particuliers et être organisé de la manière la plus durable possible. Les détails concernant l'organisation du Congrès sont inclus dans le Guide pour l'organisation d'un Congrès de l'Association disponible sur le site Internet.

ARTICLE 9 INSTRUCTIONS PERMANENTES FINANCIÈRES

1.1 Les fonds de l'Association sont réservés à son administration, y compris les salaires et les cotisations sociales des employés, la location des bureaux et les frais de fonctionnement, le site Internet, les communications et publications, les projets et les activités, la participation à l'organisation du Congrès annuel et d'autres frais approuvés par l'Assemblée générale.

1.2 Les frais de voyage et les dépenses connexes du Bureau et de la Coordinatrice générale de l'Association, ainsi que les autres dépenses et celles des événements spéciaux sont déterminés par le Bureau et approuvés par le Conseil d'administration, soit dans le cadre du projet de budget annuel voté par l'Assemblée générale de l'année précédente, soit par un vote séparé.

1.3 Les dépenses imprévues dépassant de dix (10) pour cent le budget prévisionnel annuel doivent être approuvées par la majorité des membres avec droit de vote présents à une réunion du Conseil d'administration ou par la majorité du nombre total de membres avec droit de vote consultés par courrier ou courriel.

1.4 Les subventions reçues par l'Association pour des projets spécifiques sont répertoriées sous les rubriques du budget principal, mais sont réservées.

2. Le budget et le rapport financier

2.1 Le Bureau effectue toutes les dépenses conformément au budget prévisionnel de l'année en cours approuvé par le Conseil d'administration et l'Assemblée générale l'année précédente.

2.2 Chaque année, le comptable envoie au Trésorier le bilan comptable de l'année précédente. Le Trésorier prépare le rapport financier annuel qui est examiné par le Comité Finances avant d'être présenté au Conseil d'administration.

2.3 Le budget prévisionnel de l'année en cours est préparé par le Trésorier en collaboration avec le Président et le Secrétaire général. Les présidents des comités soumettent toute demande de financement, y compris les propositions de projet et les budgets, au Bureau pour décision en fonction des priorités du Conseil d’administration et des fonds disponibles pour l'exercice financier en question. Le budget prévisionnel est présenté par le Bureau au Conseil d'administration pour approbation. Le budget final est soumis à l’approbation de l'assemblée générale à la fin de l'année. Le rapport financier annuel, le projet de budget annuel pour l'année en cours et le budget prévisionnel pour l'année suivante sont soumis aux membres un mois avant la date de l'Assemblée générale.

3. Délégation de pouvoir d’engagement et de dépenses

Tous les engagements autorisés et toutes les dépenses déléguées doivent être signalés au Trésorier sur une base mensuelle. Les détails des responsabilités financières déléguées sont donnés ci-dessous :

Le Président est autorisé à :

3.1 Effectuer des paiements et des transactions pour tous les comptes de l’Association dans le cadre du budget et avec l'approbation écrite par courrier électronique du Trésorier et/ou du Secrétaire général et tenir un compte écrit des dépenses.

3.2 Effectuer des paiements par chèque, en espèces et avec la carte de débit bancaire de l'Association jusqu'à 2.000 euros et tenir un compte écrit des dépenses. Les paiements supérieurs à 2.000 euros doivent être approuvés par écrit et par courrier électronique par le Trésorier et/ou le Secrétaire général.

Le Président ou tout membre du Bureau, sur instruction par courriel du Président, est autorisé à :

3.3 Émettre les ordres bancaires pour les paiements de salaires sur réception de fiche de paie émise par l’agence comptable et les paiements des prestataires freelance sur réception de factures, et à tenir un compte écrit des dépenses.

Le/la coordinateur.rice général.e de l'association est autorisé.e à :

3.4 Effectuer des paiements avec la carte de débit de l'Association et des paiements en espèces contre reçu jusqu'à 300 euros. Les dépenses supérieures à 300 euros doivent faire l'objet de factures et être autorisées par courrier électronique par le Président et le Trésorier. Tous les paiements reçus doivent faire l'objet d'une facture. Tous les paiements effectués et reçus doivent être enregistrés et faire l'objet d'un rapport mensuel au Trésorier. L'argent liquide doit être conservé en toute sécurité.

3.5 Effectuer des paiements jusqu'à 100 euros contre reçus et, avec l'autorisation du Président et du Trésorier, effectuer des transactions sous la ligne budgétaire pour l'Administration, jusqu'à 5.000 euros. Toutes les transactions doivent être enregistrées et faire l'objet d'un rapport mensuel au Trésorier.

3.6 La coordinatrice générale de l’Association est responsable de l'archivage de tous les documents financiers : factures, reçus, copies des relevés bancaires mensuels et toutes les autorisations écrites sur papier ou par courrier électronique de tous les coûts budgétaires de recettes ou de dépenses. Tous les documents financiers, y compris les autorisations, doivent pouvoir être consultés par le Bureau et/ou le Comité Finances à tout moment, sur demande. La coordinatrice générale de l’Association, en consultation avec le Trésorier, est chargée de soumettre tous ces documents au comptable en temps utile.

3.7 La coordinatrice générale de l'Association vérifie le solde des cotisations reçues par rapport aux timbres envoyés à chaque section et non retournés, envoie les factures aux sections nationales et aux membres des sections ouvertes en temps utile avant la fin de l'année civile et contrôle chaque paiement crédité sur les comptes courants de l'Association en euros ou en dollars US. Elle envoie les reçus, met à jour régulièrement un tableau des paiements de cotisations et en envoie une copie au Trésorier. En juin, elle passe en revue tous les paiements effectués et dresse une liste des Sections ou des membres qui n'ont pas encore payé leur cotisation. La coordinatrice générale de l’Association, en accord avec le Trésorier, informe toutes les sections et les membres de la Open Section qui n'ont pas payé leur cotisation pour la deuxième année consécutive, qu'ils risquent d'être suspendus ou radiés de l'Association s'ils n'effectuent pas le paiement

4. Mouvement des comptes bancaires

4.1 Le Président et le Trésorier sont tous deux autorisés à effectuer des transactions à partir des comptes bancaires de l'Association après approbation de l'un d'entre eux ou du Secrétaire général.

4.2 Le Bureau et la coordinatrice générale de l’association sont autorisés à avoir un accès électronique aux comptes bancaires afin de contrôler leurs mouvements 

5. Tenue de la comptabilité

5.1 Le Trésorier a accès à tous les éléments de la comptabilité et est responsable de leur contrôle, avec l'entière coopération de la coordinatrice générale de l’Association et de l’agence comptable.

5.2 Le Comité Finances est chargé de contrôler les comptes financiers de l'Association et est autorisé à accéder aux registres à tout moment, sur demande. Le comité reçoit le rapport financier annuel du Trésorier et les budgets prévisionnels pour l'année en cours et l'année suivante et fait rapport au Conseil d'administration et à l'Assemblée générale.

6. Dépenses du Bureau

6.1 Les membres du Bureau ne reçoivent aucune rémunération pour leur travail au nom de l'Association. Ils peuvent être remboursés des frais de voyage, de logement, de télécommunications, de matériel de bureau, d'invitations officielles, de repas, etc. uniquement sur présentation de factures, accompagnées des reçus originaux.

6.2 Chaque membre du Bureau doit obtenir l'approbation écrite du Président et du Trésorier avant d'engager au nom de l'Association toute nouvelle dépense non préalablement autorisée dans le budget prévisionnel annuel et s'élevant à plus de 1% du budget annuel. Si une telle dépense non autorisée concerne le président et/ou le trésorier, l'autorisation doit être signée par deux autres membres du secrétariat ou par un membre du secrétariat et le président de la commission des finances. Aucun membre du Secrétariat ne peut se rembourser sans présenter les factures et les reçus au bureau de Paris.

6.3 Les dépenses des membres du Bureau pour assister aux réunions du Conseil d'administration, de l'Assemblée générale, du Bureau ou des comités à Paris ou ailleurs, sont remboursées sur factures et reçus sur la base d'un billet d'avion en classe économique ou d'un voyage routier ou ferroviaire en deuxième classe, d'une chambre d'hôtel en classe économique et d'un per diem de 100 euros maximum, payé sur justificatifs, pour couvrir les dépenses diverses, y compris le transport et les repas, qui ne sont pas couvertes par les hôtes.

6.4 Les frais relatifs à toute autre réunion à laquelle la présence du Bureau ou de l'un de ses membres est requise sont remboursés conformément au paragraphe 6.3 ci-dessus. L'indemnité d'hôtel et l'indemnité journalière peuvent être ajustées avec l'accord écrit préalable des autres membres du Bureau. Aucun membre du Bureau ne peut se rembourser lui-même sans présenter les factures et les reçus à la coordinatrice générale de l'association.

ARTICLE 10 PROTECTION DES DONNÉES ET LIBERTÉS INDIVIDUELLES

Les règles suivantes ont été introduites, à la lumière de la

La Loi n°78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 et de ses modifications ultérieures et du Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) n° (UE) 2016/679 du 27 avril 2016.

10.1 Le site de l’association détient les données suivantes sur l'Association et ses membres :

- Organigramme de l'Association

- Liste des présidents des sections

10.2 Les données personnelles contenues dans la base de données peuvent être les suivantes :

Nom de famille

Le titre

L'adresse postale personnelle

L’adresse postale professionnelle

L'adresse électronique

Le numéro de téléphone privé

Le numéro de téléphone professionnel

Le numéro de fax privé

Le numéro de fax professionnel

La section (Section nationale ou Open Section)

La position dans l'association

L’activité professionnelle

Le paiement de la cotisation

La nature des opérations réalisées sur les données est […].

La ou les finalité(s) du traitement sont [...].

10.3 Les informations ci-dessus sont mises à la disposition des catégories de personnes suivantes :

- La coordinatrice générale de l’association, le Bureau, le Comité Vote et adhésion et le Comité Finances, pour ce qui concerne les cotisations des membres.

- Tous les membres peuvent avoir accès aux coordonnées des autres membres de l’Association ayant donné leur accord pour publication de leurs informations sur le site Internet de l’Association, dans la rubrique réservée aux membres.

- Tout le monde peut avoir accès à l'organigramme de l'Association et aux coordonnées des sections nationales et de la section ouverte.

Chaque membre est soumis à une obligation de confidentialité pour l’ensemble des données personnelles auxquelles il a accès dans le cadre de ses fonctions.

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