EL REGLAMENTO
Reglamento revisitado 2025
ARTÍCULO 1. OBJETIVO
El presente Reglamento interno tiene por objeto establecer las normas de funcionamiento de AICA y completar sus Estatutos.
ARTÍCULO 2. ADHESIÓN
2.1. Procedimiento de adhesión
Las solicitudes de afiliación a AICA Internacional deben ser mecanografiadas en el formulario biográfico descargable de la página web en una de las tres lenguas oficiales de la Asociación, es decir, inglés, francés o español, y dirigidas al/a la Secretario/a General (véase Estatutos 3.1.).
Los candidatos a la afiliación a la Sección Abierta deben enviar el formulario de afiliación al/a la Secretario/a General, especificando los nombres de dos padrinos que deben ser miembros del Consejo de Administración con derecho a voto en todos los ámbitos. A continuación, los formularios se envían al/a la presidente/a del comité de Elecciones y Membresía.
Los candidatos a una sección nacional siguen el procedimiento de la sección correspondiente. Los/las presidentes/as de las secciones nacionales envían los formularios biográficos al/a la Secretario/a General, con copia al/a la administrativo/a de AICA. Los/las presidentes/as de las secciones y los miembros del comité de Elecciones y Membresía son responsables de examinar cuidadosamente las solicitudes, de acuerdo con los criterios de AICA (véase Estatutos 3.1).
El comité de Elecciones y Membresía examina todas las solicitudes sobre la base de los criterios establecidos en el art. 3.1 de los Estatutos, sin discriminación por motivos de edad, raza, sexo, discapacidad o religión.
El comité de Elecciones y Membresía está obligado a pedir al/a la Presidente/a Nacional, o al/a la Presidente/a Internacional en el caso de la Sección Abierta, aclaraciones o información adicional antes de rechazar una solicitud de afiliación.
El/la presidente/a del comité de Elecciones y Membresía presentará la lista de candidatos preseleccionados a todos los miembros al menos 30 días antes de la Asamblea General, junto con los comentarios pertinentes. Seguidamente, la lista aprobada se presenta a la Asamblea General para su confirmación por mayoría de votos.
Tras su aprobación por la Asamblea General, los nuevos miembros adquieren todos los privilegios descritos en el artículo 3.5 en relación con el artículo 3.4 de los estatutos.
2.2 Transferencia entre secciones
Los miembros que deseen cambiar de sección nacional deben solicitarlo directamente a la nueva sección. Si se aprueba, la nueva sección debe informar al/a la Secretario/a General y facilitar los datos de contacto actualizados del miembro. Sin embargo, no es necesario rellenar un nuevo formulario biográfico.
2.3. Procedimiento de baja
a) El Consejo de Administración es responsable de la disciplina, el arbitraje y la conciliación. Ejerce estas funciones en caso de infracción de los Estatutos o del Reglamento interno, o por decisión de la Asamblea General. El Consejo de Administración puede considerar que las actividades de un miembro de la Asociación son contrarias a la dignidad profesional o a los intereses comunes de los miembros. Podrá actuar de oficio o por denuncia. No obstante, no podrá imponerse ninguna sanción sin que el miembro afectado haya tenido la oportunidad de presentar sus argumentos. El miembro afectado puede optar por hacerlo por escrito o en persona. En este último caso, puede pedir que le acompañe cualquier persona que considere útil o favorable a su caso. Un miembro infractor puede ser excluido si la Asamblea General considera que la gravedad de la infracción lo justifica. También podrá ser amonestado o advertido formalmente.
b) El Consejo de Administración podrá ser requerido para arbitrar, a petición de todas las partes interesadas, cualquier litigio entre dos o más miembros o entre uno o más miembros y un tercero.
c) El Consejo de Administración ejercerá los mismos deberes y obligaciones frente a las secciones nacionales que infrinjan los estatutos o el reglamento interno, en caso de falta grave, o a raíz de una decisión de la Asamblea General. Una sección nacional que sea objeto de una investigación por presunta falta grave podrá ser suspendida temporalmente por decisión del Consejo de Administración. Previamente, se dará a la sección, o a su representante oficial, la oportunidad de responder por escrito a las acusaciones formuladas contra ella por el Consejo de Administración en un plazo de tres meses. Al término del procedimiento, el asunto es archivado, suspendido, objeto de amonestación o apercibimiento formal por parte del Consejo de Administración, o bien remitido a la siguiente Asamblea General, período durante el cual puede mantenerse la suspensión temporal.
d) Las secciones que no hayan pagado su cuota anual durante dos años consecutivos recibirán una notificación del equipo directivo, en dos correos separados, con un intervalo de al menos un mes natural entre cada correo, informándoles de que corren el riesgo de ser suspendidas y posiblemente excluidas de la Asociación, si no se ponen al día en el pago de sus cuotas atrasadas en una fecha determinada.
e) Las secciones que atraviesen verdaderas dificultades de pago por razones ajenas a su voluntad, como hiperinflación, restricciones monetarias o disturbios civiles, deberán informar al/a la Tesorero/a y al equipo directivo para encontrar una solución a sus dificultades temporales.
f) El equipo directivo animará a los miembros individuales de las secciones que han sido suspendidas o excluidas de la Asociación a ponerse en contacto con el/la Secretario/a General para solicitar su afiliación a la Sección Abierta hasta que se restablezca su propia sección nacional. También pueden afiliarse a otra sección nacional de su elección.
ARTÍCULO 3. ASAMBLEA GENERAL
En las condiciones y según los procedimientos descritos en los Estatutos y en el Reglamento Interno, la Asamblea General toma todas las decisiones que figuran en el orden del día, así como las decisiones relativas a:
- la aprobación del acta de la Asamblea General anterior
- la aprobación del informe del equipo directivo
- la aprobación de las cuentas anuales del ejercicio anterior, del presupuesto provisional para el año en curso y del presupuesto provisional para el año siguiente
- la elección del/de la Presidente/a, Vicepresidentes/as, Secretario/a General, Tesorero/a, Miembros internacionales del Consejo de Administración, Secretarios/as regionales, Presidentes/as de comités y Presidentes/as honorarios/as internacionales.
- la aprobación de los miembros honorarios internacionales, previa recomendación del Consejo de Administración.
- la aprobación de los ajustes de las cuotas que pudieran ser necesarios para el año siguiente.
- la estrategia y orientación de las actividades de la Asociación
- las recomendaciones del equipo directivo, el Consejo de Administración, los comités y las secciones nacionales
- la aprobación de la creación de nuevas secciones tras la aceptación de sus estatutos por el Consejo de Administración
- la aprobación de nuevos miembros por recomendación del comité de Elecciones y Membresía
- la aprobación de los nuevos miembros de comités
- la aprobación del lugar de celebración del congreso anual
- la modificación de sus propios estatutos y reglamento interno
- la recepción de los informes de las secciones, comités y secretariados regionales
- la recepción y aprobación de las mociones de las secciones, comités y miembros
- las advertencias, las sanciones en circunstancias extremas, la exclusión de secciones o miembros individuales que infrinjan los Estatutos y el Reglamento Interno, o que sean acusados de faltas graves.
Cualquier resolución, moción o propuesta de enmienda deberá presentarse al/a la Secretario/a General al menos 21 días antes de la fecha prevista para la Asamblea General.
ARTÍCULO 4. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Las prerrogativas específicas del Consejo de Administración son las siguientes:
- aprobar el acta de la reunión anterior del Consejo de Administración
- aprobar los informes del equipo directivo sobre la gestión organizativa y financiera de la Asociación
- aprobar el proyecto de presupuesto anual para el año en curso y el proyecto de presupuesto para el año siguiente, presentados por el/la Tesorero/a
- proponer a la Asamblea General el importe de las cuotas de afiliación para el año siguiente
- designar a los miembros honorarios internacionales, para su posterior aprobación por la Asamblea General
- asesorar al equipo directivo y a la Asamblea General sobre cualquier asunto relacionado con la política, el programa, los procedimientos o las finanzas de la Asociación
- recomendar a la Asamblea General la exclusión, amonestación formal o apercibimiento de las secciones nacionales o miembros individuales que incumplen lo establecido
- aprobar los estatutos de las nuevas secciones nacionales y las modificaciones de los estatutos nacionales, previa recomendación del Comité Estatutos.
ARTÍCULO 5. ELECCIONES
5.1 Comité de Elecciones y Membresía
Los miembros del comité de Elecciones y Membresía son nombrados por la Asamblea General por un mandato de tres (3) años. No podrán ejercer más de dos mandatos consecutivos o no consecutivos.
Podrán ser elegidos miembros del comité de Elecciones y Membresía todos los miembros de la Asociación que estén al corriente de pago.
El comité de Elecciones y Membresía está compuesto por un mínimo de seis miembros que representan a las diferentes regiones geográficas de la Asociación. Incluye al menos un hablante nativo de cada una de las tres lenguas oficiales de la Asociación.
El comité de Elecciones y Membresía es responsable de contar y determinar la validez de todos los votos emitidos en la Asamblea General y en las reuniones del Consejo de Administración.
Los informes del comité de Elecciones y Membresía sobre las elecciones y sobre la aprobación o rechazo de las solicitudes de afiliación deben adjuntarse al acta de la Asamblea General.
5.2. Elección del/de la Presidente/a
Todos los miembros que estén al día en el pago de su cuota anual pueden ser elegidos para la presidencia, a propuesta de una de las secciones nacionales.
El/la Secretario/a General debe informar a todos los/las presidentes/as de las secciones nacionales y a todos los miembros del Consejo de Administración de la convocatoria de candidaturas a la presidencia a más tardar cuatro meses antes del inicio de las elecciones. La misma información debe publicarse también en la sección de miembros de la página web de la Asociación.
Las candidaturas a la presidencia de la Asociación deberán presentarse al/a la Secretario/a General, con copia al/a la Presidente/a del comité de Elecciones y Membresía y al/a la administrativo/a de la Asociación, a más tardar tres meses antes de la fecha prevista para las elecciones. Deberá acusarse recibo de todas las candidaturas recibidas.
Los candidatos deberán enviar su programa y CV en las tres lenguas oficiales de AICA (inglés, francés y español), una carta de recomendación del/de la Presidente/a de la Sección Nacional y, si lo desean, un vídeo de presentación de no más de 3 minutos. No se aceptarán vídeos más largos.
El/la presidente/a que desee presentarse a un segundo mandato debe informar de ello al/a la Secretario/a General, con copia al/a la Presidente/a del comité de Elecciones y Membresía y al/a la administrativo/a de la Asociación.
El/la Secretario/a General comunicará los nombres y toda la documentación de todos los candidatos, así como el calendario y el procedimiento de las elecciones, a todos los miembros de la Asociación por correo electrónico, al menos dos meses antes del inicio de las elecciones. La misma información deberá publicarse también en la sección de miembros de la página web de la Asociación.
Si no hay ningún candidato a la presidencia tres meses antes de la Asamblea General, el/la Secretario/a General deberá informar a todos los miembros de una segunda convocatoria de candidatos a la presidencia de la Asociación. Esta segunda convocatoria también deberá publicarse en en la sección de miembros de la página web de la Asociación.
El/la Presidente/a es elegido/a por la Asamblea General en votación general y directa. Cada votante puede elegir entre tres opciones: Sí, No y Abstención. Las instrucciones y el protocolo de votación figuran en anexo al Reglamento.
En la primera vuelta, cualquier candidato que obtenga la mayoría absoluta (más del 50%) de los votos emitidos, incluidos los votos negativos y las abstenciones, queda automáticamente elegido. Los votos nulos no se contabilizan, pero se incluyen en los resultados de las elecciones. Si no resulta elegido ningún candidato en esta fase, los dos candidatos con mayor número de votos pasan a la segunda vuelta. El candidato que obtenga el mayor número de votos en la segunda vuelta queda automáticamente elegido.
El mandato de tres (3) años del/e la nuevo/a presidente/a comienza en el momento de su elección por la Asamblea General y finaliza en el momento de las nuevas elecciones en la Asamblea General, tres (3) años naturales después.
5.3 Elección del/de la Secretario/a General
Todos los miembros al corriente de sus cuotas o a quienes se les eximió del pago de las cuotas pueden ser elegidos para el cargo de Secretario/a General. Deberán presentar su candidatura, junto con un programa recapitulativo, al/a la Presidente/a de la Asociación, con copia al/a la Presidente/a del comité de Elecciones y Membresía y al/a la administrativo/a de la Asociación, al menos un mes (30 días) antes de la Asamblea General en la que vaya a tener lugar la elección.
Si no hay candidatos para el cargo de Secretario/a General, el/la Presidente/a, asesorado/a por el equipo directivo, puede solicitar al Consejo de Administración que presente candidaturas para elegir a un/a Secretario/a General interino/a en la siguiente reunión del Consejo de Administración. La elección del/de la Secretario/a General tendrá lugar en la siguiente Asamblea General, previa convocatoria de candidaturas.
El mandato de tres (3) años del/de la Secretario/a General comienza el 1 de enero del año siguiente a su elección y dura tres (3) años naturales completos.
5.4. Elección del/de la Tesorero/a
Todos los miembros al corriente de sus cuotas o a quienes se les eximió del pago de las cuotas pueden ser elegidos para el cargo de Tesorero/a. Deberán presentar su candidatura, junto con un programa detallado, al/a la Secretario/a General, con copia al/a la Presidente/a del comité de Elecciones y Membresía y al/a la administrativo/a de la Asociación, al menos un mes (30 días) antes de la Asamblea General en la que tendrá lugar la elección.
Si no hay candidatos para el cargo de Tesorero/a, el/la Presidente/a, asesorado/a por el equipo directivo, puede solicitar al Consejo de Administración que presente candidaturas para elegir a un/a tesorero/a interino/a en la siguiente reunión del Consejo de Administración. La elección del/de la tesorero/a tendrá lugar en la siguiente Asamblea General, previa convocatoria de candidaturas.
El mandato del/de la Tesorero/a es de tres (3) años, comienza el 1 de enero del año siguiente a su elección y se prolonga durante un periodo de tres (3) años naturales completos.
5.5. Elección de los/as Vicepresidentes/as
Los/as Vicepresidentes/as son elegidos/as por la Asamblea General y sólo pueden ser reelegidos/as una vez transcurrido un periodo de un año desde su último nombramiento.
Todos los miembros que estén al corriente de sus cuotas pueden presentarse a la elección de uno de los cargos de vicepresidente/a. Antes de las elecciones, el equipo directivo anuncia las tareas específicas asociadas a cada puesto vacante. Los candidatos deberán presentar una candidatura motivada al/a la Secretario/a General, con copia al/a la Presidente/a del comité de Elecciones y Membresía y al/a la administrativo/a de la Asociación, al menos un mes (30 días) antes de la Asamblea General.
Los/as Vicepresidentes/as deben presentar un informe anual de sus actividades al/a la Secretario/a General un mes antes de la Asamblea General Ordinaria.
Si el equipo directivo de la Asociación no recibe suficientes candidaturas para el cargo de Vicepresidente/a antes de la fecha límite, el plazo se pospondrá hasta dos semanas antes de la Asamblea General. Si sigue sin haber suficientes candidatos, se procederá en primer lugar a una votación sobre las candidaturas recibidas. Los candidatos adicionales serán convocados entre los miembros de la Asamblea General para una segunda votación.
La duración del mandato de los/as Vicepresidentes/as es de tres (3) años, a partir del momento de su elección por la Asamblea General y hasta la celebración de nuevas elecciones en la Asamblea General tres (3) años naturales después.
5.6. Elecciones de los miembros internacionales del CA
Diez miembros internacionales del Consejo de Administración son elegidos de entre los miembros por la Asamblea General sobre la base del equilibrio geográfico.
Los miembros internacionales son elegidos anualmente y pueden ser reelegidos un máximo de tres veces, con o sin interrupción.
Pueden presentarse a las elecciones todos los miembros que estén al corriente de sus cuotas. Deberán presentar una candidatura motivada al/a la Secretario/a General, Presidente/a del comité de Elecciones y Membresía y al/a la administrativo/a de la Asociación, al menos un mes (30 días) antes de la Asamblea General Ordinaria.
Si el equipo directivo no recibe suficientes candidaturas para los cargos de miembros internacionales antes de la fecha límite, el plazo se pospondrá hasta dos semanas antes de la Asamblea General. Si sigue sin haber suficientes candidatos, se procederá en primer lugar a una votación sobre las candidaturas recibidas. Los candidatos adicionales serán convocados entre los miembros de la Asamblea General para una segunda votación.
El mandato de un (1) año de un miembro del Consejo de Administración Internacional comienza en el momento de su elección por la Asamblea General y finaliza en el momento de las nuevas elecciones en la asamblea, un año natural después.
5.7. Elección de los/as presidentes/as de comité
Todos los miembros al corriente de sus cuotas o a quienes se les eximió del pago de las cuotas pueden optar a la presidencia de uno de los comités. Los/as presidentes/as de los comités son elegidos/as por la Asamblea General tras una convocatoria de candidaturas. Los candidatos deben enviar sus propuestas al/a la Presidente/a, con copia al/a la Presidente/a del comité de Elecciones y Membresía y al/a la administrativo/a de la Asociación al menos treinta (30) días antes de la Asamblea General.
El mandato de tres (3) años del/de la Presidente/a de un Comité comienza en el momento de su nombramiento por la Asamblea General y continúa hasta que la Asamblea General realice nuevos nombramientos, tres años naturales después.
5.8 Elecciones de los/as Secretarios/as Regionales
Todos los miembros al corriente de sus cuotas o a quienes se les eximió del pago de las cuotas pueden presentar su candidatura al cargo de Secretario/a Regional. Los candidatos deben enviar sus propuestas al/a la Secretario/a General, con copia al/a la Presidente/a del comité de Elecciones y Membresía y al/a la administrativo/a de la Asociación al menos un mes (30 días) antes de la Asamblea General.
Los mandatos de tres (3) años de los/as Secretarios/as Regionales comienzan en el momento de su nombramiento por la Asamblea General y continúan hasta que la Asamblea General realice nuevos nombramientos, tres años naturales después.
ARTÍCULO 6. SECCIONES NACIONALES
6.1. Obligaciones de las secciones nacionales
Las Secciones Nacionales informan de sus actividades a la Asamblea General al menos una vez al año a través del/de la Secretario/a General.
Las Secciones Nacionales envían al/a la Secretario/a General un informe sobre sus actividades, junto con una lista de los miembros abonados y sus direcciones de correo electrónico válidas, para ayudar al/a la administrativo/a de AICA a mantener los archivos actualizados.
Las Secciones Nacionales son responsables del pago de las cuotas de afiliación, de acuerdo con las instrucciones del/de la Tesorero/a.
El pago debe ser neto de gastos bancarios y comisiones.
6.2. Nueva sección
La creación de una nueva sección comienza con una reunión con un miembro del equipo directivo acompañado por un/a presidente/a del comité de Elecciones y Membresía para elegir el primer Consejo de Administración.
Tras esta reunión, el/la presidente/a de una nueva sección nacional debe enviar los siguientes documentos al/a la Secretario/a General, con copia al/a la Presidente/a del comité de Elecciones y Membresía, al/a la Presidente/a del comité Estatutos y Reglamentos, y al/a la administrativo/a de la Asociación, para su aprobación:
1. La composición detallada del Consejo de Administración: Presidente/a, Secretario/a General, Tesorero/a y otros miembros del Consejo si son elegidos.
2. Los estatutos de la Asociación, redactados de conformidad con el artículo 10.1 y adaptados a la legislación del país de la sección nacional.
3. Los formularios biográficos de los futuros miembros de la sección.
Una vez aprobados los estatutos por el comité Estatutos y Reglamentos y aprobadas las solicitudes de nuevos miembros por el comité de Elecciones y Membresía, la creación de la sección nacional se somete a la aprobación del Consejo de Administración. Si el Consejo de Administración lo aprueba, la creación de la sección nacional se somete a votación en la Asamblea General.
ARTÍCULO 7. COMITÉS
La Asamblea General puede crear comités, a propuesta del Consejo de Administración o del equipo directivo, para llevar a cabo las tareas definidas por el Consejo de Administración. Estas pueden ser permanentes o temporales. El trabajo en estos comités se realiza de forma voluntaria, sin remuneración.
7.1. Aprobación de los miembros de los comités
Los miembros de los comités pueden ser invitados por sus presidentes/as o presentarse voluntarios para trabajar en el comité con el acuerdo del/de la presidente/a. Los/as presidentes/as actualizan periódicamente la lista de estos miembros. Cualquier cambio en la lista de miembros está sujeto a la aprobación de la Asamblea General.
7.2. Expiración del mandato de un miembro de un comité
Una vez aprobado por la Asamblea General, un miembro de un comité puede formar parte de él por un período indefinido, a excepción de los miembros del comité de Elecciones y Membresía, cuyo mandato es de tres (3) años (véase Reglamento Art. 5.1).
Si un miembro del comité no justifica su ausencia a más de dos reuniones consecutivas o no se pone en contacto con el/la presidente/a del comité durante más de seis meses, será excluido del comité.
ARTÍCULO 8. CONGRESO
Con la ayuda de sus secciones nacionales, AICA organiza un Congreso anual, cuyo objetivo es estudiar las diversas cuestiones que impulsan el campo de la crítica de arte en un contexto histórico, social y político más amplio. El lugar de celebración del Congreso y la(s) sección(es) anfitriona(s) responsable(s) de su organización son aprobados por la Asamblea General.
8.1. Financiación del Congreso
AICA contribuye económicamente a la organización del Congreso con una cantidad acordada por la Asamblea General e incluida en el presupuesto anual de la Asociación.
La Asociación sufraga los gastos de viaje y estancia del equipo directivo y del/de la administrativo/a.
La Asociación cubre también los gastos de viaje y estancia del/de la Director/a de la UNESCO.
8.2. Actuaciones del Congreso
El Congreso incluye el simposio y la Asamblea General. El Consejo de Administración o el equipo directivo pueden convocar otras reuniones. Las secciones anfitrionas son responsables del espacio y las instalaciones técnicas necesarias para estas reuniones.
Se anima a las secciones anfitrionas a invitar a ponentes cuyos logros en un área de especialización pertinente sean ampliamente reconocidos. También se les anima a que inviten a participar en el congreso a destacadas personalidades y colegas profesionales de la ciudad o región.
Ningún orador o miembro podrá ser excluido de los debates por razón de sus opiniones políticas, su origen étnico o sus convicciones personales, ni podrá impedírsele, dentro de los límites del tiempo disponible, que participe en un debate completo y abierto sobre las cuestiones incluidas en el orden del día del Congreso. Las cuestiones de lengua, nacionalidad, sexo u orientación sexual no constituirán motivo para excluir a personas de la participación, ya sea como oradores o como miembros. Es responsabilidad de las secciones anfitrionas garantizar que las actividades de presión de los partidos políticos o de personas o grupos que representen intereses sectarios sobre los miembros no tengan lugar durante el Congreso ni interfieran en los trabajos del mismo.
Los congresos están abiertos a no afiliados, que pueden participar como ponentes, moderadores, panelistas y miembros del público. Todos los actos del congreso están abiertos al público de forma gratuita. Pueden aplicarse cargos por comidas u otros extras durante los debates.
Las secciones anfitrionas deben colaborar con el comité Congreso de la Asociación. El comité Congresodebe incluir a miembros de la(s) sección(es) anfitriona(s).
El Congreso debe dar cabida a participantes con necesidades especiales y organizarse de la forma más sostenible posible. Los detalles sobre cómo organizar el Congreso se incluyen en la Guía para la organización de congresos de la Asociación, disponible en el sitio web.
ARTÍCULO 9. INSTRUCCIONES FINANCIERAS PERMANENTES
1.1 Los fondos de la Asociación se reservan para su administración, incluidos los salarios de los empleados y las cotizaciones a la seguridad social, el alquiler de oficinas y los gastos de funcionamiento, la página web, las comunicaciones y publicaciones, los proyectos y actividades, la participación en la organización del Congreso anual y otros gastos aprobados por la Asamblea General.
1.2 Los gastos de viaje y conexos del equipo directivo y del/de la administrativo/a de la Asociación, así como otros gastos y los de eventos especiales, son determinados por el equipo directivo y aprobados por el Consejo de Administración, bien como parte del proyecto de presupuesto anual votado por la Asamblea General del año anterior, bien por votación separada.
1.3 Los gastos imprevistos que superen el diez (10) por ciento del presupuesto anual previsto deberán ser aprobados por la mayoría de los miembros con derecho a voto presentes en una reunión del Consejo de Administración o por la mayoría del número total de miembros con derecho a voto consultados por correo postal o electrónico.
1.4 Las subvenciones recibidas por la Asociación para proyectos específicos figuran en las partidas del presupuesto principal, pero quedan reservadas.
2. Presupuesto e informe financiero
2.1 El equipo directivo efectuará todos los gastos de conformidad con el presupuesto provisional para el año en curso aprobado por el Consejo de Administración y la Asamblea General el año anterior.
2.2 Cada año, el/la contable envía al/a la Tesorero/a el balance del año anterior. El/la Tesorero/a prepara el informe financiero anual, que es examinado por el comité Finanzas antes de ser presentado al Consejo de Administración.
2.3 El/la Tesorero/a prepara el presupuesto provisional para el año en curso en colaboración con el/la Presidente/a y el/la Secretario/a General. Los/as presidentes/as de los comités presentan todas las solicitudes de financiación, incluidas las propuestas de proyectos y los presupuestos, al equipo directivo para que éste decida en función de las prioridades del Consejo de Administración y de los fondos disponibles para el ejercicio en cuestión. El equipo directivo presenta el presupuesto provisional al Consejo de Administración para su aprobación. El presupuesto definitivo se presenta a la Asamblea General para su aprobación a finales de año. El informe financiero anual, el proyecto de presupuesto anual para el año en curso y el presupuesto provisional para el año siguiente se presentan a los miembros un mes antes de la fecha de la Asamblea General.
3. Delegación de autoridad para compromisos y gastos
Todos los compromisos autorizados y los gastos delegados deben comunicarse mensualmente al/a la Tesorero/a. A continuación se detallan las responsabilidades financieras delegadas:
Se autoriza al7a la Presidente/a a:
3.1 Efectuar pagos y transacciones en todas las cuentas de la Asociación dentro del presupuesto y con la aprobación escrita por correo electrónico del/de la Tesorero/a y/o del/de la Secretario/a General y llevar una contabilidad escrita de los gastos.
3.2 Efectuar pagos con cheque, en efectivo y con la tarjeta de débito bancaria de la Asociación hasta un máximo de 2.000 euros y llevar una contabilidad escrita de los gastos. Los pagos superiores a 2.000 euros deberán ser aprobados por escrito y por correo electrónico por el/la Tesorero/a y/o el/la Secretario/a General.
Se autoriza al/a la Presidente/a o a cualquier miembro del equipo directivo, previa instrucción por correo electrónico del/de la Presidente/a, a:
3.3 Emitir órdenes bancarias para el pago de los salarios tras la recepción de las nóminas emitidas por la agencia contable y los pagos a los proveedores de servicios autónomos tras la recepción de las facturas, y llevar una contabilidad escrita de los gastos.
Se autoriza al/a la administrativo/a de la Asociación a:
3.4 Realizar pagos con la tarjeta de débito de la Asociación y pagos en efectivo contra recibo hasta 300 euros. Los gastos superiores a 300 euros deben ser facturados y autorizados por correo electrónico por el/la Presidente/a y el/la Tesorero/a. Todos los pagos recibidos deben ser objeto de una factura. Todos los pagos efectuados y recibidos deben registrarse y comunicarse mensualmente al/a la Tesorero/a. El dinero en efectivo debe guardarse en un lugar seguro.
3.5 Efectuar pagos de hasta 100 euros contra recibo y, con la autorización del/de la Presidente/a y del/de la Tesorero/a, realizar transacciones con cargo a la línea presupuestaria de administración de hasta 5.000 euros. Todas las transacciones deben registrarse y comunicarse mensualmente al/a la Tesorero/a.
3.6 El/la administrativo/a de la Asociación es responsable de archivar todos los documentos financieros: facturas, recibos, copias de los extractos bancarios mensuales y todas las autorizaciones escritas en papel o por correo electrónico de todos los costes presupuestarios de ingresos o gastos. Todos los documentos financieros, incluidas las autorizaciones, deberán estar disponibles para su inspección por el equipo directivo y/o el comité Finanzas en cualquier momento que lo soliciten. El/la administrativo/a de la Asociación, en consulta con el/la tesorero/a, es responsable de presentar puntualmente todos estos documentos al/a la contable.
3.7 El/la administrativo/a de la Asociación comprueba el saldo de las cuotas recibidas con respecto a las estampillas enviadas a cada sección y no devueltas, envía las facturas a las secciones nacionales y a los miembros de las secciones abiertas con la debida antelación antes de que finalice el año civil y comprueba cada pago ingresado en las cuentas corrientes de la Asociación en euros o dólares estadounidenses. Envía recibos, actualiza periódicamente un cuadro de pagos de cuotas y envía una copia al/a la Tesorero/a. En junio, revisa todos los pagos efectuados y elabora una lista de las secciones o miembros que aún no han pagado sus cuotas. El/la administrativo/a de la Asociación, de acuerdo con el/la Tesorero/a, informa a todas las secciones y a los miembros de la Open Section que no hayan pagado su cuota por segundo año consecutivo de que corren el riesgo de ser suspendidos o expulsados de la Asociación si no efectúan el pago.
4. Movimientos de cuentas bancarias
4.1 Tanto el/la Presidente/a como el/la Tesorero/a están autorizados/as a efectuar transacciones con cargo a las cuentas bancarias de la Asociación, previa aprobación de uno/a de ellos/as o del/de la Secretario/a General.
4.2 El equipo directivo y el/la administrativo/a de la Asociación están autorizados a tener acceso electrónico a las cuentas bancarias con el fin de controlar sus movimientos.
5. Contabilidad
5.1 El/la Tesorero/a tiene acceso a todas las cuentas y es responsable de comprobarlas, con la plena cooperación del/de la administrativo/a de la Asociación y de la agencia contable.
5.2 El comité Finanzas es responsable de auditar las cuentas financieras de la Asociación y está autorizado a acceder a los registros en cualquier momento previa solicitud. El Comité recibe el informe financiero anual del/de la Tesorero/a y los presupuestos provisionales para el año en curso y el siguiente e informa al Consejo de Administración y a la Asamblea General.
6. Gastos del equipo directivo
6.1 Los miembros del equipo directivo no perciben remuneración alguna por su trabajo en nombre de la Asociación. Sólo se les podrán reembolsar los gastos de viaje, alojamiento, telecomunicaciones, material de oficina, invitaciones oficiales, comidas, etc. previa presentación de facturas, acompañadas de los recibos originales.
6.2 Cada miembro del equipo directivo deberá obtener la aprobación por escrito del/de la Presidente/a y del/de la Tesorero/a antes de incurrir, en nombre de la Asociación, en cualquier nuevo gasto no autorizado previamente en el presupuesto anual provisional y que ascienda a más del 1% de dicho presupuesto. Si estos gastos no autorizados afectan al/a la Presidente/a y/o al/a la Tesorero/a, la autorización deberá ir firmada por otros dos miembros del Equipo Directivo o por un miembro del Equipo Directivo y el/la Presidente/a del comité Finanzas. Ningún miembro del Equipo Directivo podrá solicitar un reembolso sin presentar las facturas y los recibos a la oficina de París.
6.3 Los gastos en que incurran los miembros del equipo directivo para asistir a las reuniones del Consejo de Administración, de la Asamblea General, del Equipo Directivo o los de Comités en París o en cualquier otro lugar se reembolsarán previa presentación de facturas y recibos de un billete de avión en clase turista o de un viaje por carretera o ferrocarril en segunda clase, una habitación de hotel en clase turista y una dieta de hasta 100 euros, abonada previa presentación de recibos, para cubrir gastos diversos, incluidos el transporte y las comidas, que no estén cubiertas por los anfitriones.
6.4 Los gastos relativos a cualquier otra reunión en la que se requiera la presencia del equipo directivo o de uno de sus miembros se reembolsarán de conformidad con el apartado 6.3 anterior. Las dietas y los gastos de hotel podrán ajustarse previo acuerdo por escrito de los demás miembros del equipo directivo. Ningún miembro del equipo directivo podrá reembolsarse gastos sin presentar facturas y recibos al/a la administrativo/a de la Asociación.
ARTÍCULO 10. PROTECCIÓN DE DATOS Y LIBERTADES INDIVIDUALES
Se han introducido las siguientes normas, a raíz de la Ley n°78-17 relativa a la informática, los archivos y las libertades de 6 de enero de 1978 y sus modificaciones posteriores y del Reglamento General de Protección de Datos de Carácter Personal (RGPD) n° (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016.
10.1 El sitio web de la Asociación contiene los siguientes datos sobre la Asociación y sus miembros:
- Organigrama de la Asociación
- Lista de presidentes/as de sección
10.2 Los datos personales contenidos en la base de datos pueden ser los siguientes:
Apellidos
Título
Dirección postal personal
Dirección postal profesional
Correo electrónico
Número de teléfono privado
Número de teléfono profesional
Número de fax privado
Número de fax profesional
Sección (Sección nacional o Open Section)
Cargo en la asociación
Actividad profesional
Pago de la cuota
La naturaleza de las operaciones efectuadas con los datos es […].
La finalidad o finalidades del tratamiento son [...].
10.3 La información anterior se pone a disposición de las siguientes categorías de personas:
- El/la administrativo/a de la Asociación, el equipo directivo, el comité de Elecciones y Membresía y el comité Finanzas, en lo que respecta a las cuotas de los miembros.
- Todos los miembros acceder a los datos de contacto de otros miembros de la Asociación que hayan dado su consentimiento a la publicación de su información en el sitio web de la Asociación, en la sección reservada a los miembros.
- Cualquier persona puede acceder al organigrama de la Asociación y a los datos de contacto de las secciones nacionales y la sección abierta.
Cada miembro está sujeto a una obligación de confidencialidad respecto a todos los datos personales a los que tenga acceso en el ejercicio de sus funciones.
Cualquier uso ilícito o indebido de estos datos por parte de uno de los miembros constituiría una infracción de la normativa sobre protección de datos personales, y en particular del RGPD, y sería susceptible de sanciones para la Asociación y para el miembro.
10.4 Cada miembro dispone de un derecho de acceso, rectificación y supresión de los datos que le conciernen, que puede ejercerse mediante una solicitud dirigida directamente a la Asociación llamando al (número de teléfono ….), por escrito a 32 rue Yves Toudic, 75010 Paris o enviando un correo electrónico a: aica.office@gmail.com.
Los miembros individuales pueden impedir la publicación de información sobre su persona en el sitio web y deben ser informados de este derecho mediante una carta estándar del/de la presidente/a de su sección nacional o sección abierta. Los usuarios del sitio web también son informados, en todos los casos, de sus derechos mediante inserciones en la página principal del sitio web y en todas las páginas que contengan dicha información.
En la versión inglesa del sitio web figura la siguiente declaración: De conformidad con el artículo 34 de la Ley francesa nº 78-17, de 6 de enero de 1978, relativa a la informática, los archivos y las libertades, le recordamos que dispone de un derecho de acceso, modificación, rectificación y supresión de los datos que le conciernen. Si desea ejercer este derecho, dirija su solicitud a la Asociación, 32 rue Yves Toudic, 75010 Paris - FRANCE o bien a: aica.office@gmail.com