EL REGLAMENTO

Reglamento revisitado 2022

Artículo I Las reuniones

Los eventos principales del calendario de la Asociación son el congreso anual, la Asamblea general y las reuniones del Consejo de administración. Una reunión suplementaria del Consejo de administración tiene lugar generalmente a comienzos del ejercicio presupuestario, bien en Paris, bien en otro lugar, véanse Estatutos Artículo 6.5. La Asamblea general se realiza al mismo tiempo y en el mismo lugar que el congreso anual ; su preparación se efectúa durante la reunión del Consejo de administración, que tiene lugar justo antes, véanse Artículos II, III y X, más abajo y Estatutos Artículos 5-6 y 16. Las proposiciones respecto a la fecha y al lugar del congreso anual y de la Asamblea general se presentan al Secretario general, en primera instancia, y a continuación el Secretario general las presenta al Consejo de administración para su evaluación, véase Artículo III.6, más abajo. Seguidamente el Secretario general somete las proposiciones, con las recomendaciones del Consejo de administración, a la Asamblea general, para la toma de una decisión final, pero véanse Estatutos Artículo 5.7-8 respecto a las Asambleas generales extraordinarias.

Artículo II La Asamblea general

II.1 Los miembros, los miembros honorarios internacionales y los miembros honorarios nacionales que no están al corriente de pago de sus cuotas pueden asistir a la Asamblea general pero no pueden votar, véanse Estatutos Artículos 5.2-3, 5.5 y 15.1-2.

II.2 El Presidente de AICA Int. preside la Asamblea general o, en su ausencia, el Secretario general o uno de los Vicepresidentes designados por el Consejo de administración, véanse Estatutos Artículo 8.3. Las reuniones las organiza el Secretario general. En caso de emergencia, el Secretariado está autorizado a tomar decisiones en nombre de la Asamblea general entre las reuniones del Consejo de administración y de la Asamblea general, pero debe, en todo caso, rendir cuentas de sus acciones en la próxima reunión del Consejo de administración y/o de la Asamblea general.

II.3 El o los idioma(s) de la sección anfitriona de las reuniones puede(n) ser utilizado(s), además de los tres idiomas oficiales de AICA Int., el inglés, el francés y el español, véase Artículo III.5, más abajo y Estatutos Artículos 4.7 y 19.4- 5.

II.4 Cualquier proposición de cambio o de complemento al orden del día propuesto debe someterse por escrito al Secretario general, a más tardar dos semanas antes del inicio de las reuniones, véanse Estatutos Artículo 5.10. Unicamente en circunstancias excepcionales, según la apreciación del Presidente y con el apoyo de los demás miembros del Secretariado, pueden adoptarse decisiones respecto a un tema no presentado en el orden del día.

II.5 Cualquier proyecto de resolución, de moción o de enmienda debe remitirse al Secretario general la víspera de la reunión. El Presidente, con el apoyo de otros miembros del Secretariado, se reserva el derecho de derogación, pero únicamente en circunstancias excepcionales.

II.6 La Asamblea general elige en primer lugar a los Vicepresidentes, a continuación a los miembros internacionales del Consejo de administración y nombra a los Presidentes de los comités con el fin de maximizar las posibilidades para que el Consejo de administración esté siempre compuesto por miembros de una gran diversidad de países y regiones geográficas, véanse Artículos IV y XIV, más abajo.

II.7 En la Asamblea general no se autoriza el voto por procuración. II.8 No hay normas de quórum en la Asamblea general.

Artículo III El Congreso

III.1 AICA Int. organiza con ayuda de las secciones nacionales un congreso anual, cuyo objetivo es el estudio de problemáticas profesionales, estéticas y otras cuestiones de actualidad en el campo de la crítica de arte en un contexto histórico, social y político amplio, véanse Estatutos Artículo 16. El comité del congreso de AICA Int. colabora con las secciones anfitrionas, que alentarán la participación de personalidades destacadas por sus logros en un ámbito de especialización pertinente. AICA Int. alentará asimismo a las secciones anfitrionas a invitar a personas influyentes y colegas de profesión de la ciudad o de la región, a asistir a las reuniones de apertura y clausura del congreso, asi como a otros eventos relevantes, véase Artículo XIV.4, más abajo.

III.2 AICA Int. incita a la sección anfitriona a difundir información del congreso en los medios de comunicación locales, nacionales e internacionales y a invitar a los artistas, a los profesionales del mundo del arte y a los estudiantes locales a las conferencias, mesas redondas u otras actividades sociales. La sección anfitriona puede establecer un baremo de tarificaciones para los no miembros que deseen asistir a la totalidad o a una parte del programa.

III.3 Las secciones son responsables de toda la organización in situ del congreso y de las reuniones de la Asamblea general, del Consejo de administración, de los comités y del grupo de consejo del Presidente, dado el caso, asi como de todos los gastos de la operación. Si se estima necesario, las secciones pueden beneficiar de ayudas económicas. Las secciones nacionales que organizan el congreso deben pagar su cuota anual a AICA Int. de forma habitual.

III.4 Es responsabilidad de las secciones anfitrionas conseguir las donaciones y subvenciones necesarias para la organización de las reuniones. El Secretariado de AICA Int. asume únicamente los gastos en Paris para la organización de la Asamblea general, de las reuniones del Consejo de administración, de los comités y del grupo de consejo del Presidente, en caso necesario. Véase Anexo 1, párrafos 1.1 y 6.4, más abajo.

III.5 Las secciones anfitrionas son responsables de :

-las zonas y los dispositivos técnicos para el Secretariado, los comités y las reuniones

-los servicios administrativos, intérpretes, los transportes locales entre los lugares de encuentro, en caso necesario

-el alojamiento : efectuar las reservas para el Secretariado y para los conferenciantes y negociar tarifas preferenciales en la medida de lo posible para los delegados

-las recepciones, visitas de museos, excursiones, etc.

-proporcionar con antelación a los delegados enlaces para descargar la documentación del congreso en inglés o, si se desea, en otros idiomas disponibles

-proporcionar con antelación a los delegados resúmenes impresos de los documentos del congreso en inglés o, si se desea, en otros idiomas disponibles

-proporcionar a los delegados al inicio del congreso un listado de los delegados, incluyendo los contactos, y enviar un listado actualizado tras el congreso

-proporcionar a los delegados un acceso a internet en todas las reuniones del congreso

-la traducción simultánea, si se desea, de los documentos del congreso en los idiomas oficiales de AICA Int., inglés, francés y español y en el/los idioma(s) de las secciones anfitrionas, véanse Estatutos Artículo 4.7

-la edición y la impresión de una publicación sobre el programa del congreso, en consulta con el Comité Internacional Publicaciones e Idiomas de AICA Int., en el plazo de un año tras la finalización del congreso, con los enlaces de cualquier referencia disponible en línea

-la invitación del Secretario general de la UNESCO 4-6 meses antes de la apertura del congreso. La invitación se envía a través del Presidente o del Secretario general de AICA Int.

-la invitación, los gastos de viaje y de alojamiento de 3 miembros del Secretariado – el Presidente, el Secretario general o el Secretario general adjunto y el Tesorero o el Tesorero adjunto – además del Asistente administrativo.

-La sección anfitriona u otra sección o secciones que organizan las visitas previas o posteriores al congreso se responsabilizan igualmente de la invitación y de los gastos de viaje y alojamiento de 3 miembros del Secretariado y del Asistente administrativo

III.6 Las secciones anfitrionas deben trabajar con el comité del congreso de AICA Int., que debe incluir a los miembros de las secciones anfitrionas, para convenir el tema, la selección de los conferenciantes y el programa del congreso, véase Artículo XIV.3-4, más abajo. Una propuesta sucinta, adecuada para solicitudes de financiación, será presentada al Consejo de administración a través del Secretario general en el transcurso de la Asamblea general del año precedente. Este programa previo debe incluir el tema propuesto, las fechas, la localización y el presupuesto del congreso, además de una indicación sobre conferenciantes eventuales y un calendario para la convocatoria de ponencias. El proyecto de presupuesto deberá indicar de qué modo la sección anfitriona prevee cubrir los gastos. A continuación, las secciones anfitrionas deben presentar el programa final al Secretario general, para ser aprobado por el Secretariado y el Consejo de administración durante la reunión anual del Consejo de administración en febrero/marzo. Si el congreso tiene lugar en los primeros seis meses del año civil, deberá establecerse un calendario diferente con suficiente antelación con el Secretariado, véase Artículo I, más abajo.

III.7 El Secretario general proporciona a las secciones anfitrionas una Guía general para la Organización de un Congreso AICA Int., igualmente disponible en el sitio web (http://aicainternational.org/en/guide-to-the-organisation-of-the-congresses) y cualquier información que podría ser útil para los organizadores locales, incluido el acceso a la información de la base de datos de la Asociación.

III.8 La Oficina AICA Int. o las secciones anfitrionas envían por correo electrónico informaciones actualizadas referentes al congreso a todos los miembros, asi como una notificación en cuanto el programa completo y las informaciones anexas estén disponibles. Cualquier información sobre el congreso debe publicarse en el sitio web lo antes posible. En fechas próximas al inicio del congreso se enviará una nueva notificación con todas las informaciones a todos los miembros individuales.

III.9 Ningún conferenciante invitado o miembro puede ser excluido de participar en el programa en base a sus opiniones políticas, sus orígenes étnicos o convicciones personales, o impedido de tomar parte, en el tiempo asignado, en un debate exhaustivo y abierto sobre asuntos del orden del dia del congreso. Cuestiones de idioma, nacionalidad, género u orientación sexual no pueden ser causa de exclusión de individuos que deseen participar como conferenciantes o como miembros. Las secciones anfitrionas deben garantizar que prácticas de lobbying, por parte de partidos políticos o por individuos o grupos con intereses sectarios no intervengan o interfieran en el programa del congreso.

Artículo IV Comité Voto y Adhesión

IV.1 El comité Voto y Adhesión es designado por la Asamblea general en base a las recomendaciones del Consejo de administración por un período de tres años, renovable una única vez, con o sin interrupción. La duración del mandato del Presidente y de los miembros del comité Voto y Adhesión es de tres años para cada cargo, bien como Presidente, bien como miembro, renovable un sola vez, véase Artículo VI.1, más abajo. Todos los miembros del Consejo de administración, con o sin derecho a voto, son elegibles para ejercer en el comité Voto y Adhesión y pueden presentar su propia candidatura al Secretario general en primer lugar. Un miembro que deja el Consejo de administración puede seguir ejerciendo en el comité Voto y Adhesión hasta el fin de su mandato de tres años, pero en este caso el mandato no puede ser renovado.

IV.2 El comité Voto y Adhesión se compone mínimamente de seis miembros y representa, en líneas generales, a las diferentes regiones geográficas determinadas por la Asamblea general. Incluye como mínimo a un nativo de cada uno de los tres idiomas oficiales de la Asociación. Si en la reunión no están presentes suficientes miembros del comité Voto y Adhesión, el comité y el Consejo de administración pueden designar miembros del Consejo de administración para integrar el comité ad hoc.

IV.3 El comité Voto y Adhesión asesora al Consejo de administración y a la Asamblea general sobre todos los aspectos técnicos y legales con relación a las adhesiones de las secciones nacionales o de la Open Section y de los miembros individuales, véanse Estatutos Artículos 2, 4.5-6, 5.4-5, 5.6r, 5.6t, 6.4k y 6.4l.

IV.4 El comité Voto y Adhesión informa al Consejo de administración por escrito de la elegibilidad de las secciones nacionales para ser miembro de la Asociación, véase Artículo VIII.1, más abajo y Estatutos Artículo 5.6t.

IV.5 El comité Voto y Adhesión asesora al Consejo de administración y a la Asamblea general sobre todos los aspectos con relación a la interpretación y la revisión de los estatutos y el reglamento de la Asociación. Periódicamente, este comité deberá controlar asimismo los estatutos y el reglamento, véanse Estatutos Artículos 18.1 y 19.

IV.6 Los estatutos y los reglamentos opcionales de las secciones nacionales y de la Open Section, y cualquier modificación de estos documentos deben ser aprobados por la Asamblea general, por recomendación del comité Voto y Adhesión. El comité puede supervisar estos estatutos y reglamentos opcionales, para asegurarse que no están en contradicción con los estatutos y el reglamento de AICA Int. y que se han respetado las exigencias, como las condiciones estándar de elegibilidad para ser miembro y la renovación del Consejo de administración nacional, véase Artículo VIII, más abajo.

IV.7 Durante la Asamblea general, el Presidente del comité Voto y Adhesión pone a disposición para su consulta un listado de todos los nuevos miembros aceptados y de todos los candidatos cuyas candidaturas han sido denegadas. Los nombres de este listado deben presentarse, bien en bloque, bien enunciados individualmente, para la adopción por voto mayoritario. La aprobación de la Asamblea sólo podrá denegarse en caso de motivos legales o procesales, véase Artículo IV.8, más abajo y Estatutos Artículo 2.

IV.8 El comité Voto y Adhesión presenta un informe cuidadosamente argumentado, que justifica su recomendación de denegar la candidatura de un individuo para convertirse en miembro. En caso de que se cuestionen las bases legales o procesales, la Asamblea general puede ejercer su prerrogativa para rechazar o invalidar las recomendaciones del comité Voto y Adhesión.

IV.9 El comité Voto y Adhesión se responsabiliza del recuento y de la validez de todos los votos a mano alzada y de todos los votos, con los sobres, si los hubiere, emitidos en votación secreta en la Asamblea general y en las reuniones del Consejo de administración, véase Artículo VII.2, más abajo y Estatutos Artículo 5.3.

IV.10 Los miembros del comité Voto y Adhesión deben presentar un informe escrito del proceso electoral. Este informe, asi como todas las formas de voto que han sido utilizadas, puede ser consultado por los miembros del comité en caso de reclamación de los procedimientos electorales o en caso de demanda de un nuevo recuento de los votos emitidos, véase Artículo V.10, más abajo. Los informes del comité Voto y Adhesión relativos a las elecciones y a la aprobación o denegación de candidaturas deben adjuntarse al proceso verbal de la Asamblea general.

Artículo V La elección del Presidente

V.1 El Secretario general debe informar a todos los Presidentes de las secciones nacionales y a todos los miembros del Consejo de administración de la convocatoria de candidaturas para la presidencia, a más tardar cuatro meses antes de la Asamblea general en la que tendrán lugar las elecciones. La misma información será publicada en la sección reservada a los miembros en el sitio web de AICA Int.. Las candidaturas a la presidencia de la Asociación, incluidas las candidaturas de miembros de la Open Section serán presentadas al Secretario general por el Presidente de una de las secciones nacionales, con copia para el comité Voto y Adhesión y la Oficina AICA Int., a más tardar tres meses antes de la Asamblea general, véanse Estatutos Artículo 8.1. Si un Presidente desea presentar su candidatura para un segundo mandato, debe asimismo comunicar su decisión al Secretario general, con copia para el Presidente del comité Voto y Adhesión y la Oficina AICA Int. al mismo tiempo. Todas las candidaturas debe confirmarse mediante acuse de recibo.

V.2 El Secretario general debe transmitir en un sólo correo electrónico los nombres, el CV y los programas de cada candidato a los Presidentes de las secciones y a los miembros individuales de AICA con acceso al correo electrónico, adjuntando las instrucciones de voto, mínimamente dos meses antes de la Asamblea general. La misma información será publicada al mismo tiempo en la sección reservada a los miembros en el sitio web de AICA Int.. En caso de ausencia de candidaturas a la presidencia tres meses antes de la Asamblea general, el Secretario general debe informar a todos los Presidentes de las secciones nacionales y a todos los miembros del Consejo de administración de una segunda convocatoria de candidaturas a la presidencia de la Asociación, incluyendo las candidaturas procedentes de la Open Section, que deben ser presentadas al Secretario general por el Presidente de una de las secciones nacionales, con copia al Presidente del comité Voto y Adhesión y a la Oficina AICA Int. a más tardar dos meses antes de la Asamblea general. La misma información será publicada en la sección reservada a los miembros en el sitio web de AICA Int.

V.3 El Secretario general transmite en un sólo correo electrónico los nombres, el CV y los programas de cada candidato a los Presidentes de las secciones y a todos los miembros individuales de AICA Int. con acceso al correo electrónico, adjuntando las instrucciones de voto, mínimamente 45 días antes de la Asamblea general. La misma información será publicada al mismo tiempo en la sección reservada a los miembros en el sitio web de AICA Int. En caso de ausencia de candidatos, la elección presidencial debe posponerse a una próxima Asamblea general o a una Asamblea general extraordinaria convocada especialmente. Cualquier información, incluidas las instrucciones y los programas de los candidatos y los CV, debe editarse en los tres idiomas oficiales, inglés, francés y español, véanse Estatutos Artículo 4.7.

V.4 El voto por correo sólo es admisible para la elección del Presidente, para cualquier proposición de traslado de la sede de AICA Int. a otra ciudad o para disolver la Asociación, véanse Estatutos Artículo 4.8-9.

V.5 Cada elector debe rellenar tres papeletas de voto con una única marcación : « Sí, No o Abstención » e introducirlas en sobres separados, cerrados y numerados « 1, 2 y 3 » para indicar en qué vuelta deben ser abiertos. Cualquier otra seña de identificación visible en los sobres invalidaría el voto. Los tres sobres, cada uno con una papeleta de voto, deben introducirse en otro sobre con el nombre del elector y la sección nacional o la Open Section inscritos. Si dicha información está presente asimismo en otra lista o no aparece, el voto será declarado nulo.

V.6 En el supuesto de que sólamente haya tres candidatos, se llevará a cabo el mismo procedimiento y cada elector deberá rellenar dos papeletas de voto. Si sólo se presentan uno o dos candidatos, se rellenará una única papeleta de voto que se introducirá en un sobre cerrado y numerado, que se introducirá asimismo en otro sobre con el nombre del elector y su afiliación a una sección nacional o a la Open Section.

V.7 Cada elector envía su voto, bien al Presidente de la sección nacional o, en el caso de los miembros de la Open Section, al Secretario general. Los votos electrónicos o por fax no están aceptados. Los miembros individuales pueden enviar su voto por correo certificado a la Oficina AICA Int., que debe recibirlo al menos una semana antes de la apertura del congreso. Los miembros presentes en la Asamblea general que han pagado la totalidad de sus cuotas pueden depositar sus papeletas de voto directamente en la urna o entregarlas al Secretario general o al Presidente del comité Voto y Adhesión si deben marcharse antes de tiempo. Estas papeletas remplazarán cualquier otro voto enviado anteriormente por correo.

V.8 Los Presidentes de las secciones nacionales remiten esos votos al Secretario general, bien por correo certificado, bien por entrega en propia mano al inicio del congreso. El Secretario general entrega esos votos, asi como los votos de la Open Section, al Presidente del comité Voto y Adhesión, que asume la responsabilidad de verificar la validez y comprueba si los miembros que han votado están al corriente de pago de sus cuotas para el año en curso.

V.9 Una vez retirado el sobre exterior para impedir la identificación del elector, se abren los sobres que contienen las papeletas en el orden correspondiente para cada ronda de votación. Todas las papeletas se conservan en el archivo. En la primera vuelta, todo candidato que obtenga la mayoría absoluta de los sufragios, incluidos los « no » y « abstenciones », será automáticamente elegido. Los votos inválidos no se incluyen en el recuento pero se incorporarán al informe de las elecciones. Si ningún candidato emerge en esta etapa, los tres candidatos con el mayor número de votos pasarán a la segunda vuelta. Cualquier candidato que obtenga la mayoría absoluta de los sufragios será asimismo automáticamente elegido. Si ningún candidato emerge en esta etapa, los dos candidatos con el mayor número de votos pasarán a la tercera vuelta. El candidato que obtenga el mayor número de votos será elegido Presidente de la Asociación. Las papeletas para los candidatos que ya han sido eliminados se considerarán votos en blanco en cada vuelta y no se tendrán en cuenta para evaluar el número de sufragios. En caso de igualdad de votos entre los candidatos, se elegirá al candidato que haya obtenido el voto de la mayoría de las secciones. Si esa papeleta presenta asimismo igualdad de votos, se procederá a un sorteo para elegir al candidato.

V.10 La Oficina AICA Int. debe archivar todos los sobres y las papeletas de voto, incluidas las inválidas y declaradas nulas, junto con el informe sobre el proceso electoral elaborado por el comité Voto y Adhesión, hasta una fecha posterior a la Asamblea general dos años más tarde. A petición, este archivo estará a disposicón de los miembros del comité Voto y Adhésion, véase Artículo IV.10, más abajo.

V.11 Los presidentes salientes pueden ser elegidos presidentes honorarios en la Asamblea general, de ser aprobado por mayoría de dos tercios en escrutinio secreto. Las nominaciones para la elección al puesto de presidente honorario deben ser propuestas y secundadas por dos miembros del Consejo de administración, con o sin derecho a voto, véanse Estatutos Artículo 3.1.

V.12 El puesto de presidente honorario sin derecho a voto tiene carácter vitalicio. Los titulares reciben gratuitamente de la Oficina AICA Int. una tarjeta AICA Int. y el sello anual y los gastos se contabilizan en las cuentas de la Asociación, véanse Estatutos Artículo 3.6.

Artículo VI El Secretariado y el Consejo de administración

VI.1 Las elecciones del Presidente, del Secretario general y del Tesorero, y la nominación de sus eventuales adjuntos, tienen lugar en la correspondiente Asamblea general anual. El mandato de tres años del nuevo Presidente comienza en el momento de su elección por la Asamblea y se prolonga hasta las próximas elecciones de la Asamblea, tres años más tarde, sin tener en cuenta que la Asamblea puede tener lugar en la primera o en la segunda parte del año, véanse Estatutos Artículo 8.8. El mandato de cuatro años del Secretario general y del Tesorero y sus adjuntos eventuales comienza el uno de enero del año siguiente a su elección y dura un período completo de cuatro años civiles, véanse Estatutos Artículos 9.3-4 y 10.3-4. Los mandatos de tres años de los Vicepresidentes y de los Secretarios regionales, dado el caso, comienzan en el momento de su elección en la Asamblea general y se prolongan hasta las nuevas elecciones en la Asamblea, tres años más tarde, sin tener en cuenta que la Asamblea puede tener lugar en la primera o en la segunda parte del año, véanse Estatutos Artículo 11.1. El mandato de los Presidentes de los comités tiene habitualmente una duración de tres años, renovable una única vez, con o sin interrupción, comienza en el momento de su nominación en la Asamblea general y dura hasta las nuevas nominaciones en la Asamblea, tres años más tarde, sin tener en cuenta que la Asamblea puede tener lugar en la primera o en la segunda parte del año, véanse Artículos IV.1, más abajo, XIV.3, más abajo y la excepción XIV.4, más abajo y Estatutos Artículo 14.1. El mandato de un año de los miembros del Consejo de administración internacional comienza en el momento de su elección en la Asamblea general y dura hasta las nuevas elecciones en la Asamblea, un año después, sin tener en cuenta que la Asamblea puede tener lugar en la primera o en la segunda parte del año, véanse Estatutos Artículo 12.

VI.2 Si un Secretario general o un Tesorero dimite antes del fin de su mandato, su adjunto respectivo lo reemplaza para el resto del período, a no ser que el Consejo de administración o la Asamblea general decidan convocar elecciones en la próxima Asamblea general. Si el Secretario general o el Tesorero dimiten prematuramente y no hay un adjunto nominado, el Consejo de administración puede designar un Secretario general suplente interino o un Tesorero suplente interino hasta las próximas elecciones. Entre las reuniones del Consejo de administración, el Secretariado tiene derecho a designar un Secretario general suplente interino o un Tesorero suplente interino, tras aprobación por escrito de la mayoría de los miembros del Grupo de Consejo del Presidente, véanse Estatutos Artículo 8.7, si lo hubiera, en respuesta a un escrutinio por correo electrónico o, en su defecto, tras haber recibido el apoyo por escrito de la mayoría de los Vicepresidentes en respuesta a un escrutinio por correo electrónico. El mandato del Secretario general suplente o del Tesorero suplente nominados de este modo dura hasta la próxima reunión del Consejo de administración y es renovable hasta las elecciones en la próxima Asamblea generale.

Artículo VII Los procesos verbales

VII.1 El Presidente y el Secretario general tienen la responsabilidad de asegurar el mantenimiento de registros exactos de cada reunión de la Asamblea general, del Consejo de administración y de todos los comités. Todos los procesos verbales se publican lo antes posible en el sitio web de AICA Int., en la sección reservada a los miembros, indicando claramente si se trata de un informe preliminar o de la versión final aprobada por la Asamblea general, por el Consejo de administración o por los comités correspondientes, véanse Estatutos Artículos 5.6a y 6.4a.

VII.2 Los procesos verbales del Consejo de administración, de la Asamblea general y de todos los comités deben ser votados y aprobados en la próxima reunión correspondiente, véase Artículo XIV.6, más abajo y Estatutos Artículos 5.6a y 6.4a. Al inicio de cada reunión de la Asamblea general y del Consejo de administración, dos miembros del Consejo de administración son designados por el Presidente del comité Voto y Adhesión para proceder al recuento de votos a mano alzada, véase Artículo IV.9, más abajo.

Artículo VIII Las secciones nacionales

VIII.1 Las secciones nacionales deben tener sus propios estatutos nacionales y, eventualmente, un reglamento, que deben ajustarse, en la manera de lo posible, a las versiones actuales de los estatutos y del reglamento de AICA Int. El comité Voto y Adhesión debe aprobarlos, para su ratificación posterior en la Asamblea general. Cualquier modificación ulterior debe comunicarse inmediatamente al comité Voto y Adhesión y, posteriormente a la Asamblea general para su aprobación, véase Artículo IV.3-6, más abajo y Estatutos Artículos 5.6t y 6.4l.

VIII.2 Las secciones nacionales deben :

a) establecer un Consejo de administración con miembros actuales de la sección compuesto por, como mínimo, un Presidente, un Secretario y un Tesorero, cuyas funciones corresponden a grandes rasgos a las de los titulares a nivel internacional. Las funciones del Tesorero pueden, dado el caso, combinarse con las del Secretario o del Presidente.

b) reunirse al menos una vez al año y documentar todas las decisiones y discusiones.

c) informar regularmente al Secretario general de sus actividades y enviarle un listado anual de los nuevos miembros, presentados por el Presidente, acompañado de formularios biográficos de AICA Int.de cada nuevo miembro debidamente cumplimentados. Las secciones deben mantener actualizados los datos de sus miembros, sus direcciones de correo electrónico y otras informaciones, para facilitar la actualización de la base de datos a la Oficina AICA Int.

d) garantizar a la Oficina AICA Int. el pago rápido de las cuotas de adhesión de los miembros, de acuerdo a las instrucciones actuales del Tesorero en relación a los pagos a la Asociación en una cuenta en euros o en dólares US. Los pagos deben ser netos, sin gastos ni comisiones bancarias, véase Anexo 1, párrafo 3.9, más abajo.

e) presentar al Secretario general y al Tesorero un listado de todos los miembros con sus datos de contacto, indicando quién está al corriente de pago, un mes antes de la Asamblea general, véase Artículo VIII.4-5, más abajo.

f) presentar al Secretario general un mes antes de la Asamblea general un informe anual de las actividades de la sección, incluyendo las informaciones sobre los miembros del Consejo de administración nacional, para su publicación en el sitio web de la Asociación en la sección reservada a los miembros.

VIII.3 Una nueva sección nacional debe contar con un mínimo de cinco miembros desde el inicio.

VIII.4 Las cuotas de las secciones nacionales y de los miembros de la Open Section deben abonarse en un único pago en la cuenta en euros o en dólares US de la Asociación, a más tardar a finales del mes de febrero. Todos los pagos en la Zona Euro deben efectuarse en euros ; en otros lugares los pagos deben realizarse en euros o, excepcionalmente, el equivalente de euros en dólares US. Unicamente en casos excepcionales se aceptará el abono de la cuota en varios pagos y siempre con el consentimiento previo del Tesorero. Los pagos deben ser netos, sin gastos ni comisiones bancarias por el cambio de divisas. Un listado de todos los miembros, con sus datos de contacto y la indicación de quién está al corriente de pago y quién no, deberá enviarse un mes antes de la Asamblea general al Tesorero, con copia al Secretario general y a la Oficina AICA Int.. Este listado proporciona un registro de los electores habilitados en la Asamblea general.

VIII.5 Hacia finales del año civil, los Tesoreros de las secciones nacionales deben hacer el balance de las cuotas de sus miembros, verificando que los sellos distribuidos corresponden a las cuotas abonadas y precisando el importe recibido por la sustitución de tarjetas extraviadas. Deben enviar a la Oficina AICA Int. una copia de este balance, incluyendo la cuestión de las cuotas impagadas a principios de año, los sellos no utilizados en el año en curso y el listado actualizado con los datos de contacto de todos los miembros, los que han pagado y los que no. El formulario de pedido de los sellos debe cumplimentarse en el sitio web de AICA Int. antes del 30 de noviembre para permitir el envío a las secciones nacionales, a fin de que puedan distribuir los sellos a sus miembros antes de fin de año. Tomen nota que las solicitudes por correo electrónico no serán prioritarias.

VIII.6 Los miembros de la Open Section deben pagar su cuota anual a la Asociación en la cuenta en euros o en dólares US y enviar sus datos de contacto actualizados a la Oficina AICA Int. a más tardar a finales de febrero, según la tarifa normal. Los miembros de la Open Section con serias dificultades pueden recibir la autorización de pagar más adelante, con el consentimiento previo del Tesorero.

Artículo IX Los miembros

IX.1 La sección particular a la que los miembros están afiliados se determina en primer lugar por su lugar de residencia o por el lugar principal en que se desarrolla su actividad profesional, más que por su nacionalidad. Los miembros pueden solicitar incorporarse a la sección del país en el que han llevado a cabo una actividad profesional durante al menos un año o a la Open Section, véanse Estatutos Artículo 2.1. Ningún miembro individual puede estar afiliado a más de una sección.

IX.2 Las candidaturas para la adhesión, acompañadas del formulario biográfico de AICA Int. Internacional disponible en el sitio web debidamente cumplimentado y los documentos que demuestran la implicación desde hace tres años en al menos una de las actividades indicadas en el Artículo 2.1 de los Estatutos, deben ser presentados primeramente al Presidente de una de las secciones nacionales o a la Oficina AICA Int. en el caso de la Open Section, véase Artículo IV.3, más abajo y Estatutos Artículo 2.3.

IX.3 Todas las candidaturas aprobadas por las secciones nacionales o, en el caso de la Open Section, por el Secretariado, son automáticamente aceptadas como adhesiones provisionales, véanse Estatutos Artículo 2.4. La adhesión se confirma para las candidaturas aprobadas una vez que sus formularios biográficos de AICA Int. han sido transmitidos al comité Voto y Adhesión a través de la Oficina AICA Int., para su información y aprobación y confirmación por la Asamblea general. La aprobación es automática si todas las condiciones determinadas en los estatutos han sido debidamente respetadas y se han seguido los procedimientos correctos.

IX.4 La Oficina AICA Int. registra los contactos de los nuevos miembros elegidos e informa a los Presidentes nacionales de la aprobación o denegación de los candidatos a la adhesión de la Asociación, justificando los motivos de cualquier denegación. La Oficina AICA Int. informa directamente a los candidatos individuales a la Open Section del resultado de sus candidaturas, véanse Estatutos Artículo 2.14.

IX.5 Los candidatos elegidos en una sección nacional o en la Open Section en el mismo año, pero en una fecha posterior a la Asamblea general, estarán afiliados automáticamente de forma provisional hasta el término del ejercicio financiero en curso. Su afiliación provisional se renovará para otro año completo siempre y cuando paguen su cuota anual. Su adhesión a la Asociación Internacional se confirmará o se denegará oficialmente ese mismo año en la Asamblea general. En caso de denegación podrán seguir utilizando su tarjeta y su sello hasta el fin del año para el que han abonado la cuota, pero deberán a continuación restituir ambas al Presidente de su sección para su anulación y destrucción, véanse Estatutos Artículo 2.4 y 2.15.

IX.6 Las candidaturas plenamente documentadas de las secciones cuyos nuevos estatutos no han sido aún formalmente validados en cuanto a su compatibilidad con los de la Asociación Internacional y de las nuevas secciones en vías de constitución, deben remitirse primeramente al comité Voto y Adhesión para su aprobación, antes de ser presentadas a la Asamblea general con las recomendaciones del comité para su aprobación o denegación. Los documentos requeridos en estos casos son el formulario biográfico de AICA Int. debidamente cumplimentado, un CV por separado y copias de una selección de textos del candidato u otros documentos relevantes. Tras la Asamblea general, los Presidentes de las secciones nacionales cuyos estatutos están en proceso de verificación serán informados por escrito del resultado por la Oficina AICA Int., en base a las instrucciones del comité Voto y Adhesión.

IX.7 Los nuevos miembros deben comenzar a pagar su cuota anual, a través de la sección a la que están afiliados, a partir del inicio del año civil que sigue al de la Asamblea general en la que su candidatura fue oficialmente aprobada. Los nuevos miembros de la Open Section deben comenzar a pagar su cuota anual a partir del inicio del año civil que sigue al de la Asamblea general en la que su elección fue aprobada, directamente en la cuenta bancaria en euros o en dólares US de la Asociación, importe neto, sin gastos bancarios ni comisiones por cambio de divisas, véanse Estatutos Artículo 2.11.

IX.8 Los miembros que deseen cambiar de una sección a otra deben enviar su candidatura a la nueva sección en cuestión, que remitirá el formulario biográfico de AICA Int. del candidato seleccionado al comité Voto y Adhesión a través de la Oficina AICA Int., para su aprobación en la Asamblea general. Para una candidatura a la Open Section el procedimiento será el mismo, véanse Artículos IX.1-5 y IX.7, más abajo, XII.3, más abajo y Estatutos Artículos 2.1 y 4.6.

Artículo X El Consejo de administración

X.1 El Consejo de administración está formado por el Secretariado – Presidente, Secretario general, Tesorero, y sus adjuntos, dado el caso – los Presidentes de las secciones nacionales, los nueve Vicepresidentes, los Secretarios régionales y, dado el caso, los diez miembros del Consejo de administración internacional, los Presidentes de los comités establecidos por la Asamblea general, con derecho a voto en todos los asuntos ; el representante de los Archivos en Rennes con derecho a voto en los asuntos relativos a los archivos únicamente ; los Presidentes honorarios, los antiguos Presidentes internacionales, los miembros honorarios internacionales, los antiguos Secretarios generales y Tesoreros y los Vicepresidentes, sin derecho a voto, véanse Estatutos Artículo 6.1.

X.2 Los Vicepresidentes y los miembros del Consejo de administración internacional deben asumir una o varias responsabilidades específicas. Estas actividades pueden incluir la afiliación a un comité, la ayuda en las traducciones o la relectura de los procesos verbales y los documentos oficiales en el sitio web de AICA Int., véanse Estatutos Artículo 11.5.

X.3 El voto por procuración no está autorizado en el Consejo de administración, excepto para los representantes de los Presidentes de las secciones nacionales designados, véanse Estatutos Artículo 6.6. Cada miembro con derecho a voto presente en el Consejo de administración dispone de un solo voto, a excepción del Presidente de la reunión del Consejo de administración, en caso de igualdad de votos a mano alzada, véanse Estatutos Artículo 15.1. En elecciones mediante votación secreta la igualdad de votos se resuelve por sorteo, salvo cuando hay una segunda vuelta en las elecciones de los Presidentes o Vicepresidentes.

X.4 En el caso de que una reunión debidamente planificada presente un problema de quórum, el Presidente puede tomar la decisión de mantener la reunión, a su discreción. No obstante, ninguna decisión tomada en esa reunión será considerada válida sin el consentimiento escrito mediante correo electrónico o postal de un cuarto de los votantes, sin contar a aquellos presentes o representados en la reunión, en un plazo de sesenta días posteriores a la reunión, véanse Estatutos Artículo 6.5.

Artículo XI La Deontología de los miembros

XI.1 Según los Estatutos Artículo 6.4j, el Consejo de administración es responsable de la disciplina, del arbitraje y de la conciliación. El Consejo de administración ejerce sus funciones en caso de no respeto de los estatutos o del reglamento, o por decisión de la Asamblea general. El Consejo de administración puede considerar que las actividades de un miembro de la Asociación no son conformes con la conducta profesional o los intereses comunes de sus miembros. Puede actuar ex officio o en base a una denuncia. No obstante, no se aplicará sanción alguna sin haber permitido al miembro implicado presentar su caso. El miembro en cuestión puede elegir hacerlo por escrito o en persona. En este último caso, tiene derecho a ir acompañado de una persona que considere habilitada para apoyarle y defender su causa. Dicho miembro puede ser excluido si la Asamblea general considera que la gravedad del asunto exige semejante medida. Alternativamente, el Consejo de administración puede amonestar, advertir o censurar formalmente a cualquier persona implicada, véanse Estatutos Artículos 2.12c y 5.6s.

XI.2 A petición de las partes implicadas, en caso de un desacuerdo entre dos o varios miembros y un tercero, el Consejo de administración puede ser requerido para un arbitraje.

Artículo XII La Deontología de las secciones nacionales

XII.1 El Consejo de administración ejerce las mismas funciones y obligaciones citadas en el Artículo XI, más abajo, de cara a las secciones nacionales en caso de no respeto de los estatutos y del reglamento, de falta grave o por decisión de la Asamblea general. Una sección nacional bajo investigación o sospecha de una falta grave, puede ser temporalmente suspendida por decisión del Consejo de administración. Antes de que esto suceda, la sección o su representante oficial tienen la posibilidad de contestar en un plazo de tres meses a los cargos escritos presentados por el Consejo de administración. Posteriormente puede darse por zanjado el asunto, eventualmente acompañado por un aplazamiento, una reprimenda o una advertencia formal del Consejo de administración, o bien referido a la próxima Asamblea general, lo que implicará el mantenimiento de la suspensión durante ese período de tiempo.

XII.2 Las secciones que no abonan sus cuotas anuales durante dos años consecutivos serán informadas formalmente por el Secretariado en dos ocasiones distintas, con un intervalo de al menos un mes natural entre cada una de las notificaciones, de que arriesgan una suspensión y una eventual expulsión de la Asociación si no cumplen con sus pagos atrasados antes de una fecha específica, véanse Estatutos Artículo 2.12. Las secciones que tienen auténticas dificultades para pagar sus cuotas debido a causas ajenas a su voluntad como una hiperinflación, restricciones de divisas o disturbios sociales, tienen la obligación de negociar con el Tesorero una solución a sus dificultades temporales si no desean asimismo arriesgar una suspensión o expulsión de la Asociación, véase Anexo 1, párrafo 3.9, más abajo.

XII.3 El Secretariado insta a los miembros individuales de las secciones que han sido suspendidas o expulsadas de la Asociación a ponerse en contacto con el Secretario general para incorporarse a la Open Section o a la sección de un país vecino, en espera del restablecimiento de su propia sección.

Artículo XIII Los Secretarios regionales

Los Secretarios regionales, dado el caso, deben presentar informes cada tres meses al Secretario general, véanse Estatutos Artículo 13.

Artículo XIV Los comités

XIV.1 La Asamblea general puede formar comités por recomendación del Consejo de administración o del Secretariado para llevar a cabo tareas emprendidas por el Consejo de administración.

XIV.2 Estos comités pueden ser permanentes o temporales. Los trabajos de estos comités se realizan sobre una base voluntaria. Pueden establecerse comités temporales para proyectos individuales e iniciativas, incluidos seminarios, coloquios, encuestas e investigaciones.

XIV.3 Los Presidentes y los miembros de esos comités se eligen habitualmente entre los miembros del Consejo de administración, con o sin derecho a voto. La duración de los mandatos de los Presidentes y de los miembros de los comités se determina en función de las necesidades de sus mandatos y puede ser revisada y modificada en caso preciso por el Consejo de administración y la Asamblea general, véanse Artículos IV, VI.1, más abajo y XIV.4, más abajo y Estatutos Artículo 14.1.

XIV.4 El mandato del Presidente y de los miembros del comité Congreso tendrá una duración de tres años, no renovable salvo en caso de fuerza mayor. Para hacer frente a las necesidades logísticas y de idioma del congreso de ese año, un representante de la sección anfitriona estará plenamente asociado a los trabajos del Comité, véanse Artículos III.1 y XIV.3, más abajo.

XIV.5 El Presidente de AICA Int. es miembro ex-officio de todos los comités establecidos por la Asamblea general, véanse Estatutos Artículo 8.3.

XIV.6 Los comités deben presentar informes a intervalos regulares al Consejo de administración y, a continuación, a la Asamblea general ; los esbozos, el proceso verbal y los informes se publican en la sección reservada a los miembros en el sitio web de AICA Int., véase Artículo VII, más abajo.

XIV.7 Los comités pueden ofrecer propuestas, sugerir programas de trabajo y formular recomendaciones oficiales, pero no pueden tomar decisiones relativas a la responsabilidad ética y financiera de AICA Int. sin la aprobación del Secretariado.

Artículo XV Las finanzas, véase Anexo 1, más abajo

Los fondos de la Asociación sólo pueden utilizarse según lo previsto en el presupuesto anual adoptado en la Asamblea general. Estos fondos están reservados para :

− la administración de la Asociación

− la organización de las reunionens administrativas del congreso anual

− la información, la comunicación y las publicaciones difundidas por el Secretariado

− la asistencia, en la medida de lo posible, a los miembros que se trasladan a las reuniones organizadas por la Asociación

Anexo 1 Instrucciones financieras permanentes

El ejercicio financiero de la Asociación corresponde al período del 1 de enero al 31 de diciembre. El Presidente supervisa los gastos de la Asociación. El Tesorero es el fideicomisario de las finanzas de la Asociación. Controla la situación financiera de la Asociación, véanse Estatutos Artículos 8.6, 9.2 y 10.2.

1.1 Los fondos están reservados únicamente a la administración de la Asociación, incluidos los salarios y los beneficios reglamentarios de los empleados ; el alquiler de la oficina y los gastos de funcionamiento ; el sitio web, la comunicación y las publicaciones ; los proyectos y las actividades específicas, incuidas las contribuciones, dado el caso, a la organización del congreso anual ; y la ayuda, de forma excepcional y si posible, a través del Fellowship Fund, para el pago de cuotas de miembros y viajes a reuniones organizadas por la Asociación, véase Artículo III.4, más abajo.

1.2 Los desplazamientos y otros gastos del Secretariado y de los asistentes administrativos asi como otro tipo de costes y gastos con relación a eventos específicos, son determinados por el Secretariado y aprobados por el Consejo de administración, bien durante el voto del presupuesto provisional en la Asamblea, bien en votación separada.

1.3 Los gastos imprevistos que excedan el 10 por ciento del presupuesto anual provisional, deben ser aprobados por la mayoría de los miembros con derecho a voto presentes en una reunión del Consejo de administración o por la mayoría del número total de miembros con derecho a voto consultados por correo o correo electrónico.

1.4 Las subvenciones percibidas por la Asociación para proyectos específicos y el Fellowship Fund, se indican en las principales líneas presupuestarias pero se conceden y se contabilizan por separado.

2 El presupuesto y el balance financiero

2.1 El Secretariado se hace cargo de todos los gastos conforme al presupuesto anual aprobado

para el año en curso por el Consejo de administración y la Asamblea general del año precedente.

2.2 A comienzos de año, los contables externos certificados envían al Tesorero las cuentas verificadas del año precedente. El Tesorero prepara el balance financiero anual, que será examinado por el comité financiero, véanse Estatutos Artículo 14, antes de su presentación al Consejo de administración en febrero/marzo.

2.3 El Tesorero prepara el presupuesto provisional para el año en curso en colaboración con el Presidente y el Secretario general. Los Presidentes de los comités presentan todas las solicitudes de financiación, incluidas las proposiciones de proyectos y los presupuestos al Secretariado para una decisión basada en las prioridades del Consejo de administración y los fondos disponibles para ese ejercicio. El presupuesto provisional es presentado por el Secretariado al Consejo de administración para la aprobación de las líneas generales en febrero/marzo. El presupuesto definitivo es presentado al Consejo de administración y a su vez a la Asamblea general durante el congreso anual. El balance financiero anual, el presupuesto provisional para el año en curso y un presupuesto provisional para el año siguiente son presentados a los miembros un mes antes de la fecha de la Asamblea general.

3 Poderes de compromiso y gasto delegados

Todos los compromisos autorizados y los gastos delegados deben notificarse cada mes al Tesorero.Los detalles de las responsabilidades financieras delegadas se indican a continuación:

El Presidente está autorizado a :

3.1 Efectuar pagos y transacciones en todas las cuentas de AICA Int. en el marco del presupuesto y con la aprobación escrita por correo electrónico del Tesorero y/o del Secretario general, conservando un registro escrito de las operaciones.

3.2 Pagar con cheques, en efectivo y con la tarjeta de débito AICA Int. hasta un importe de 2,000 euros y conservar un registro escrito de las operaciones. Los pagos superiores a 2,000 euros deben contar con la aprobación por correo electrónico del Tesorero y/o del Secretario general.

El Presidente y cualquier miembro del Secretariado, con la correspondiente instrucción por correo electrónico del Presidente, está autorizado a :

3.3 Emitir ordenes de transferencia para el pago de salarios y el pago de los colaboradores independientes, previa recepción de las nóminas válidas por parte del contable y de las facturas, conservando un registro escrito de las operaciones.

El Secretario general y el Secretario general adjunto, dado el caso, están autorizados respectivamente a :

3.4 Pagar con cheques, en efectivo y con la tarjeta de débito AICA Int. hasta un importe de 2,000 euros, conservando un registro escrito de las operaciones. Los pagos superiores a 2,000 euros deben contar con la aprobación por escrito del Presidente y del Tesorero.

El asistente administrativo está autorizado a :

3.6 Efectuar pagos con la tarjeta de débito de AICA Int. y pagos en efectivo por un importe máximo de 300 euros y con recibo. Los gastos superiores a 300 euros deben ir acompañados de una factura y ser autorizados por correo electrónico por el Presidente y el Tesorero. Las facturas deben emitirse para cualquier pago recibido. Todos los pagos realizados o recibidos deben ser documentados y notificados cada mes al Tesorero. El efectivo debe estar guardado en un lugar seguro.

3.7 Efectuar pagos hasta un importe máximo de 100 euros, con recibo y, con la autorización del Presidente y del Tesorero, realizar transacciones en el marco presupuestario de la administración hasta un importe de 5,000 euros. Cualquier transacción debe ser documentada y notificada cada mes al Tesorero.

3.8 El asistente administrativo tiene la responsabilidad de archivar todos los documentos en relación con las finanzas y clasificarlos como ingresos o como gastos : facturas, recibos, copias de los extractos bancarios mensuales y todas las autorizaciones escritas sobre papel o por correo electrónico. Todos los documentos financieros, incluidas las autorizaciones, deben estar disponibles para su inspección por el Secretariado y/o el comité de finanzas en todo momento a petición, véanse Estatutos Artículo 14. El asistente administrativo, en colaboración con el Tesorero, es responsable de presentarlos al contable en el momento oportuno.

3.9 El asistente administrativo verifica el equilibrio entre los pagos de cuotas recibidos en relación al número de sellos enviados a cada sección y no devueltos, envía las facturas a los miembros de las secciones nacionales y de la Open Section a su debido tiempo, antes de que finalice el año civil y supervisa cada pago abonado en la cuenta corriente en euros o en dólares US de AICA Int.. Envía los recibos, actualiza regularmente el cuadro recapitulativo del pago de cuotas y transmite una copia al Tesorero y, en el mes de junio, verifica los pagos efectuados y establece un listado de las secciones o de los miembros que aún no han pagado. El asistente administrativo envía advertencias a todas las secciones y a los miembros de la Open Section que no han pagado su cuota por segundo año consecutivo, indicando que arriesgan la exclusión de la Asociación si no efectuan el pago íntegro en un plazo de 28 días. Véanse Artículos VIII.2 y XII.2, más abajo y Estatutos Artículo 2.12b.

4 Los movimientos de cuentas bancarias

4.1 El Presidente y el Tesorero están habilitados respectivamente a efectuar transacciones desde las cuentas bancarias de AICA Int. tras la aprobación por parte de uno de ellos o del Secretario general.

4.2 El Secretariado y el asistente administrativo disponen de un acceso electrónico a las cuentas bancarias para controlar los movimientos.

5 La contabilidad

5.1 El Tesorero y el Tesorero adjunto, dado el caso, tienen acceso y son responsables del control de todos los aspectos de la contabilidad, con la total cooperación del asistente administrativo y de todo el personal contable interno o externo.

5.2 El comité de finanzas es responsable del control de las cuentas financieras de AICA Int. y está autorizado a consultar los libros contables, las cuentas de administración y las cuentas auditadas en todo momento a petición. El comité recibe el Informe Financiero Anual del Tesorero y los presupuestos para el año en curso y para el año siguiente e informa al Consejo de administración y a la Asamblea general.

6 Los gastos del Secretariado

6.1 Los miembros del Secretariado no perciben remuneración alguna por su trabajo en beneficio de AICA Int. Pueden únicamente ser reembolsados por gastos de desplazamiento razonables, alojamiento, telecomunicaciones, materiales de oficina, invitaciones oficiales, comidas etc., tras presentación de facturas en relación a esos gastos acompañadas de los recibos originales.

6.2 Cada miembro del Secretariado debe contar con la aprobación por escrito del Presidente y del Tesorero antes de comprometerse a nuevos gastos que no han sido previamente autorizados en el presupuesto anual provisional en beneficio de la Asociación, que superan el 1% del presupuesto anual. Si dichos gastos no autorizados implican al Presidente y/o al Tesorero, la autorización debe estar firmada por dos otros miembros del Secretariado o por un miembro del Secretariado y por el Presidente del comité de finanzas. Ningún miembro del Secretariado se reembolsará a si mismo sin presentar las facturas y los recibos a la oficina en París.

6.3 Los gastos de los miembros del Secretariado para asistir a las reuniones del Consejo de administración, de la Asamblea general, del Secretariado u otros comités en París o en otro lugar se reembolsan, contra presentación de facturas y recibos, sobre la base de un billete de avión en clase económica o de un viaje por carretera o en tren en clase estándar, un alojamiento en un hotel de clase estándar y una dieta diaria máxima de 100€, reembolsados contra presentación de recibos, para cubrir gastos diversos, incluidos transportes y comidas no asumidas por los anfitriones.

6.4 Los gastos del Secretariado para el congreso deben estar cubiertos por la sección anfitriona, véase párrafo 1.1 más abajo. Cualquier petición de ayuda financiera a AICA Int. debe ser aprobada por el comité de finanzas y el Consejo de administración.

6.5 Los gastos para otras reuniones en las que se requiere la presencia del el hotel y las dietas pueden ajustarse con la aprobación préalable por escrito de otros miembros o de uno de sus miembros deben ser reembolsados, véase párrafo 6.2 más abajo. Las indemnizaciones para . Ningún miembro del Secretariado se reembolsará a sí mismo sin haber presentado las facturas y los recibos a la oficina de la Asociación.

Anexo 2 La protección de datos y las libertades civiles

Las siguientes normas han sido introducidas según la Ley francesa no. 78-18 del 6 de enero (versión francesa para la protección de datos), Decreto no. 78-774 del 17 de julio de 1978, y todas las modificaciones ulteriores :

2.1 El sitio web http://www.aicainternational.org contiene las siguientes informaciones sobre la Asociación y sus miembros :

− Organigrama de la Asociación

− Lista de los Presidentes de las secciones

− Anuario de sus miembros

2.2 Los datos personales en la base de datos pueden incluir :

Apellido
Nombre
Título
Dirección postal
Correo electrónico
Número de teléfono privado
Número de teléfono profesional
Número de fax privado
Número de fax profesional
Sección (sección nacional o Open Section) Puesto en la Asociación
Actividad profesional
Pago de cuotas

2.3 La información anteriormente indicada está a disposición de las siguientes categorías de personas :

-La Oficina AICA Int., el Secretariado, el comité Voto y Adhesión y el comité de finanzas, en relación a las cuotas de los miembros

-Todos los miembros de AICA Int. que han abonado su cuota, en lo que concierne a los datos de contacto y datos personales que ellos mismos han presentado para su inclusión en el sitio web

-El público, en lo que concierne al organigrama de la Asociación y a los datos de contacto de las secciones nacionales y la Open Section

2.4 Se ruega a las personas que deseen ejercer su derecho a denegar el acceso a cualquiera de estas informaciones, según el Artículo 34 de la Ley no. 78-17 del 6 de enero de 1978, que se pongan en contacto con la Oficina AICA Int. en la siguiente dirección : 32 rue Yves Toudic, 75010 Paris o bien por correo electrónico : aica.office@gmail.com. Los miembros individuales tienen derecho a impedir que una información relativa a ellos sea divulgada en el sitio web y deben ser informados de dicho derecho mediante una carta estándar del Presidente de su sección nacional o de la Open Section. Las personas que utilizan el sitio web deben igualmente, en todos los casos, ser informadas de sus derechos, mediante insertos en la página principal del sitio web y en todas las páginas que incluyen dicha información.

Cabe recordar que la siguiente mención figura en la versión inglesa en el sitio web :

Le recordamos que, según el Artículo 34 de la Ley francesa no. 78-17 del 6 de enero de 1978 'Informatique et Libertés' – la versión francesa de una Ley de Protección de Datos – dispone de un derecho de acceso, de modificación, de rectificación o de supresión de datos que le conciernen.
Si desea ejercer ese derecho, póngase en contacto con : AICA Int., 32 rue Yves Toudic, F-75010 Paris o envíe un correo electrónico a aica.office(a)gmail.com

El Reglamento revisado fue aprobado en la Asamblea general de AICA Int, Noviembre 2022.